Конструктор договор для 1с

Обработка «FreshDoc. Конструктор договоров для 1С»

Обработка «FreshDoc. Конструктор договоров для 1С» позволяет автоматизировать формирование текста договоров и сопутствующих документов.
Договоры и приложения к ним создаются на основе экспертных юридических шаблонов FreshDoc. Запустите обработку прямо из карточки договора в 1С. Все ранее введенные данные и атрибуты используются при формировании текста договора.
Созданные документы сохраняются в виде файлов MS Word и привязываются к карточке договора в 1С.
Если текст договора или приложения по каким то причинам Вас не удовлетворил, просто удалите его из 1С и снова запустите обработку.

Возможности:

Создание договоров и сопутствующих документов на основе данных, хранящихся в системе 1С;

Сохранение готового текста договора и сопутствующих документов в формате MS Word в виде вложения к карточке договора;

Удаление вложений из карточки.

Системные требования:

Работа с “FreshDoc. Конструктор договоров для 1С” возможна при наличии установленной версии системы 1С: Бухгалтерия предприятия (редакция 2.0 или 3.0);

1С-КПД:Конструктор документов

«Конструктор документов для 1С:Документооборот» — это встраиваемый модуль, предназначенный для формирования документа из шаблона, в зависимости от различных условий.

Благодаря конструктору документов для 1С:Документооборот, можно создавать различные формы документов, например, договоров, основываясь на нужные условия. Это дает возможность унифицировать все формы документов, организовав единую базу для хранения шаблонов составляющих документа, а также ускоряет процесс подготовки документа.

Преимущества

сокращение времени.pngУменьшение времени на подготовку документов;

унификация.pngУнификация видов документов;

ошибка.pngИсключение человеческого фактора.

Как создается документ

1 создание док.jpgСоздать нужный вид документа и заполнить реквизиты карточки документа;

2 создание док.jpgУказать нужные условия заполнения шаблона документа, например, условия оплаты;

3 создание док.jpgСформировать документ. Документ будет сформирован из утвержденных шаблонов нужных вам пунктов.

3.jpg

Конструктор сохраняет все типовые возможности «1С:Документооборот» — поддерживает автозаполнение файлов, версионирование, протоколирование работы и другие.


Демонстрация модуля

Модуль «Конструктор документов для 1С:Документооборот» отлично подходит для формирования договора, в зависимости от разных условий договора. Это позволяет модерировать только отдельные части документа и сократить общее количество шаблонов документов на предприятии.

Конструктором в программе 1С являются шаблоны. Шаблоны договоров очень сильно ускоряют и облегчают работу.

Создание нового шаблона договора

Шаблон договора – это оформление договора с контрагентом (в текстовом виде) с указанием его реквизитов, номера и даты договора и т.д. Данный шаблон формируется только один раз, в дальнейшем программа сама формирует печатную форму договора в соответствии с этим шаблоном.

Для того чтобы создать новый шаблон договора откройте раздел «Справочники» и перейдите в подраздел «Шаблоны договоров». Программа откроет стандартный список шаблонов договоров, но для создания нового шаблона нажмите на кнопку «Создать» в появившемся окне из списка выберете вариант «Новый шаблон». Программа откроет окно для редактирования шаблона. Первым шагом является ввод названия шаблона.

При создании нового шаблона договора вы можете его оформить по своему желанию, точно так же как в программе Word.

Вносить текст в шаблон можно путем нажатия кнопки «Вставить текст». Данная кнопка находится на панели инструментов. Вставить текст вам потребуется в пункты: реквизиты (полное наименование), реквизиты контрагента (полное наименование). После внесения всей необходимой информации нажмите на кнопку «Записать и закрыть».

Для того чтобы убедиться, что новый шаблон создан зайдите в любой договор любого контрагента и нажмите кнопку «Договор». В открывшемся списке шаблонов выберете вновь созданный шаблон и нажмите кнопке «Выбрать». Теперь вы увидите окончательную печатную форму договора. Сформировать печатную форму так же можно и другим способом, не заходя в сам договор. Например, при составлении счета на оплату можно нажать кнопку «Печать» и выбрать вариант «Договор».

Готовые работы на аналогичную тему

Создание договора по уже существующему шаблону

В программе «1С: Бухгалтерия» существует возможность автоматически формировать договора. Для создания договора:

  • Выбираем из списка меню «Справочники» переходим в раздел «Покупки и продажи» и выбираем подраздел «Шаблоны договоров».
  • Программа откроет окно со списком доступных видов шаблонов договоров.
  • Из представленного списка выберете необходимый вид договора.
  • Теперь откроется печатная форма договора, в которой будут выделены желтым цветом реквизиты, которые необходимо будет заполнить.

Выделение другим цветом — это удобная для редактирования функция, т.к. она позволяет не искать по всему документу текст, который требуется изменить, а сразу выделяет его.

Реквизиты необходимые к заполнению:

  • номер и дата договора;
  • полные наименования организаций поставщика и покупателя;
  • реквизиты представителей организаций с обеих сторон, которые будут подписывать договор;
  • реквизиты обеих сторон: наименование, адрес, банковские реквизиты, телефоны, E-mail, должности руководителей и расшифровки подписей.

Данные реквизиты вносятся в желтые поля двумя способами: ручным (набирать текст вручную) или путем копирования из карточки контрагента и вставки в нужное поле.

Способ выбора внесения реквизита зависит только от вашего выбора, но для того чтобы не допустить ошибки при наборе информации все данные лучше всего копировать из карточки контрагента. Данная карточка находится в справочнике «Контрагенты».

После создания договора его необходимо распечатать. Для этого в открытом окне договора нажмите на кнопку «Еще». В появившемся списке выберете пункт «Справка» и нажмите на него. Программа откроет окно, в котором появился пиктограмма со значком принтера. При нажатии на данный значок появится список принтеров, из которого необходимо выбрать тот принтер, на котором можно распечатать документ. Так же вы можете распечатать договор и другим способом, для этого нажмите на клавиатуре две кнопки одновременно Ctrl + P (в английской раскладке).

Для того чтобы сократить время при создании договоров и трудозатрат сотрудникам, которые занимаются договорной работой, лучше всего использовать шаблоны договоров, чем каждый раз создавать новый.

АЛАНН: Массовая рассылка электронных писем из 1С. Обработка производит массовую рассылку электронных писем и документов с печатью и подписью из 1С (Управление торговлей 11, Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление небольшой фирмой). Возможность запуска по расписанию. [подробнее. ]

Цена: 8600.00 руб.

АЛАНН: Рассылка почты из 1С. Обработка позволяет производить массовую рассылку писем из 1С (Управление торговлей 10.3, Бухгалтерия предприятия 2.0, Управление производственным предприятием, Комплексная автоматизация). Возможна рассылка печатных форм любых документов, с возможностью вставить в них печати, подписи и любые другие изображения. Обработка поддерживает возможность подключения внешних печатных форм, разработанных пользователями самостоятельно.
Для отправки подписанных документов не требуется принтер и сканер. [подробнее. ]

Цена: 8600.00 руб.

АЛАНН: Документы с печатью и подписью в PDF из 1С. Задача, решаемая обработкой: сохранение или отправка по электронной почте пакета документов (например, счёт и акт) с печатью и подписями в формате PDF из конфигураций 1С. Обработка позволяет подключать внешние печатные формы, созданные самостоятельно (например, коммерческое предложение, счёт на оплату с индивидуальным оформлением и т.п.). Обработка внешняя, поэтому изменение конфигурации не требуется. Для отправки подписанных документов не требуется принтер и сканер. [подробнее. ]

Цена: 8400.00 руб.

Шаблоны договоров и других документов в формате WORD для 1С

В данном разделе представлены шаблоны документов WORD, которые можно подключить к обработке "АЛАНН: Конструктор шаблонов Word в 1С".

Договорная работа – важнейшее звено в организации ведения дел любого хозяйствующего субъекта. И здесь важен не только сам процесс обсуждения и подписания договоров, но и их корректное (структурированное) хранение, при котором присутствует возможность оперативного поиска и просмотра всей истории хозяйственной деятельности. Помочь в этом сможет «1С:Документооборот» — система электронного документооборота от 1С.

Функциональные возможности системы «1С:Документооборот» в организации процесса контрактации

Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.

Структурное дерево не должно быть слишком разветвленным, так как слишком большое количество параметров классификации приведет к усложнению ситуации (вы рискуете запутаться в обилии характеристик документов, которые нужно принимать к учету при их систематизации). Рекомендуется сформировать «плоскую линейку» договоров с десятком их разновидностей. При этом все эти разновидности между собой должны отличаться:

  • реквизитами;
  • нумерацией;
  • четко определенными параметрами настройки.

В соответствии с выбранными параметрами следует сформировать и дерево папок для хранения договоров. Оно должно:

  • во-первых, полностью соответствовать вашим представлениям об организации массива данных документов (чтобы вам было максимально удобно в них ориентироваться и не тратить время на поиск нужного файла);
  • во-вторых, в данном дереве папок должны храниться абсолютно все хозяйственные договоры организации (ни один документ не должен содержаться отдельно, потому что он не удовлетворяет структуре. Это означает, что такую структуру нужно либо пересмотреть, либо дополнить новой папкой).

На этапе формирования такого дерева папок необходимо задать права доступа к каждой папке для сотрудников вашего предприятия.

Для того, чтобы документ, который вы хотите поместить в дерево папок с договорами, был соответствующим образом классифицирован, следует указать признак «Является договором».

При этом в автоматическом режиме к документу будут применены настройки, которые дадут следующие возможности:

  • Появится возможность отслеживать статус документа: «Подписан / Отклонен» и процесс (режим) «Подписание», при котором можно будет отследить, кто из ответственных лиц подписал данный документ и когда.
  • Можно будет вести классификацию договоров в зависимости от наименований контрагентов (собственная компания выбирается в поле «Стороны»). Более того, можно выбирать сразу несколько контрагентов.
  • Доступен режим «Мы и контрагенты» (вариант подписания).
  • Можно установить срок действия договора (следует проставить реквизит-признак «С», «По», «Бессрочный» и «Вариант продления»).
  • Можно указать финансовые признаки договора (поле «Сумма», «Валюта» и отдельно – «НДС»).
  • Есть возможность отфильтровывать неактуальные договоры, потерявшие свою юридическую силу. (Система «1С:Документооборот» будет самостоятельно отслеживать другие документы, которые делают данный договор недействительным, или же отслеживать дату его истечения, и проставлять флаг «Расторгнут» и ссылку на обосновывающий этот статус документ).

Также нужно определиться, имеет ли смысл делать разграничение прав на уровне всех документов, сопровождающих процесс договорной работы. Таких бумаг, как правило, намного больше, поэтому в случае, если будет принято положительное решение, то сервер 1С будет сильно загружен, что замедлит работу. Но если разграничивать права доступа все-таки необходимо, то следует проставить флажки:

  • «Заполнение рабочей группы является обязательным»;
  • «Автоматически вести состав участников рабочей группы».

Присвоение номера

На карточке каждого документа следует внести все его параметры для его должного структурирования. Начинать следует со вкладки «Нумерация».

Номер будет присвоен документу при выполнении задачи «Регистрация» или же это можно сделать вручную, нажав на кнопку «Зарегистрировать». Настойка автоматического нумератора осуществляется в разделе «Нормативно-справочная информация» (раздел «Нумераторы»).

С помощью специализированного конструктора нумерации есть возможность задействовать в номере документа множество определяющих его суть динамических элементов (символов). В результате повысится эффективность работы с документами, ускорится поиск нужной бумаги.

Каждый нумератор может использоваться для своей разновидности документов. Причем формироваться эта группа документов может по самым разным аналитическим параметрам.

Для каждого нумератора должна быть определена периодичность и соответствующая ему аналитика.

Далее следует по каждому из видов документов настроить шаблоны запрашиваемых параметров.

Каждой разновидности документов можно присвоить сразу несколько шаблонов, содержащих запрос реквизитов и файлов.

Сам по себе шаблон подразумевает, что для каждого документа будет присутствовать набор ограничений, в соответствии с которыми будет осуществляться его поиск. Кроме того, шаблон определяет и права доступа к документу.

Далее настраиваем реквизиты для данного шаблона:

Формировать названия документов также можно с помощью конструктора (для стандартизации номенклатуры).

Теперь обратимся ко вкладке «Файл»: сюда можно приложить сразу несколько шаблонов электронной формы договора.

Одной из интересных функциональных особенностей «1С:Документооборот» является то, что в данной системе присутствует конструктор подготовки типовых договоров. В результате человеческий фактор на данном этапе исключается полностью:

  • минимизируется риск совершения ошибок;
  • сокращаются сроки подготовки документов;
  • практически полностью исключаются ошибки при согласовании как самих договоров, так и приложений к ним;
  • если указать в шаблоне список лиц, согласующих данный документ, а также перечень лиц, входящих в рабочую группу по данному договору, то это исключит ошибки компетенции (когда договор попадает на подписание непрофильному ответственному специалисту).

В общем, усиливается эффективность и безопасность всей процедуры контрактации в целом.

Обратимся теперь к «Настройке доступности по состоянию». Эта настройка дает возможность изменения различных реквизитов или содержания документа в зависимости от предоставленных прав доступа. Здесь у различных пользователей есть возможность редактировать, добавлять или убирать файлы, входящие в структуру документа в зависимости от его статуса («На согласовании»; «Подписан»; «Зарегистрирован»).

Чтобы настроить права доступа, следует обратиться к разделу «Настройка и администрирование» (п. «Настройка доступности по состоянию»).

Здесь можно установить доступность каждого поля для любого пользователя в зависимости от статуса документа.

Устанавливаем перечень лиц, для которых действительны данные ограничения.

Также следует установить перечень видов документом, на которые распространяются ограничения доступа.

После проведения всех указанных настроек вы получаете сформированный шаблон договора.

В случае, если вы создаете новый договор, то сначала открывается вкладка «Реквизиты».

Как только вы укажете в шаблоне контрагента, наименование договора будет сформировано полностью. Сохраним его.

Итак, что же мы имеем при генерировании нового договора при заполненном шаблоне:

  • автоматически заполнились все реквизиты документа;
  • заполнены все данные о рабочей группе по договору, а также автоматически сформирован перечень лиц, согласующих данный документ.

Если же открыть ранее созданный документ, то сначала откроется вкладка «Обзор», где можно увидеть всю информацию о договоре:

  • файлы вложений со всеми дополнительными статусами;
  • присутствуют или же нет какие-либо активные согласовательные процессы;
  • доступ к обсуждению на внутреннем форуме;
  • состояние контроля договора.

Обработка договоров с помощью «1С:Документооборот»

У представляемой системе «1С:Документооборот» присутствует эффективный функционал, дающий возможность использовать процедуры любой сложности для обработки договоров и сопровождающих их документов.

Предусмотрено 2 способа обработки документов:

  1. простые дискретные процессы (последовательно: «Согласование»; «Подписание»; «Регистрация»; «Рассмотрение»; «Исполнение или ознакомление»);
  2. комплексные процессы (в них предусмотрены условия маршрутизации; эскалации; проверки условий выполнения и пр.).

В последнем случае необходимо сформировать шаблон комплексного бизнес-процесса (раздел «Управление бизнес-процессами», п. «Шаблоны процессов»).

Бизнес-процесс в данном случае состоит из следующих этапов:

  • Указание событий, которые являются точками начала и окончания процесса.
  • Составление блок-схемы бизнес-процесса.
  • Добавление в схему бизнес-процесса промежуточных второстепенных действий и событий.
  • Определение исполнителей каждой из задач.
  • Мероприятия по формированию и учету промежуточных документов.
  • Определение перечня применяемых программ (баз данных).
  • Размещение инструментов и исходных материалов, задействуемых в бизнес-процессах предприятия.
  • Показатели эффективности (их определение и обоснование).
  • Установление взаимосвязей данного бизнес-процесса с другими процессами на предприятии.
  • Выверение структуры модели и ее корректировка.

Обработка договора: бизнес-процесс и подготовка шаблона

Процесс обработки договора начинается с согласования контрагента. Этот этап может быть, как частью комплексного процесса, так и вынесен на предварительную стадию. Участниками-исполнителями (а также согласовывающими органами) здесь являются:

  • специалисты из отдела безопасности компании;
  • юристы предприятия;
  • специалисты из финансово-экономических служб.

Заключение

«1С:Документооборот» — это комплексная система, позволяющая систематизировать процесс работы с договорами и повысить ее эффективность. Данный программный продукт от 1С подходит для компаний разных масштабов и абсолютно всех видов деятельности. Наши компетентные специалисты сделают бизнес-процессы по теме контрактации и учета договоров на вашем предприятии намного более эффективными!

Оставьте комментарий