Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

Составление заявления на выдачу копии трудовой книжки происходит в тех случаях, когда работник предприятия или организации нуждается в подтверждении своего стажа, опыта или места работы.

Зачем писать заявление

Трудовая книжка является документом строго учета, поэтому в отношении нее выработаны определенные нормы и правила, в том числе по ведению и хранению.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

После того, как сотрудник принимается на работу, он сдает свою трудовую книжку в отдел кадров компании. Здесь в нее вносятся все необходимые сведения и здесь же она в составе личного дела работника, храниться вплоть до его увольнения. Ответственность за ее содержание и сохранность обычно несет специалист кадрового отдела, который не имеет права ни вносить в нее какие-либо «лишние» записи, ни выдавать ее на руки кому бы то ни было, даже владельцу. Если же последнему потребуется предоставить информацию из нее в какую-либо инстанцию, кадровик должен сделать с трудовой книжки копию или выписку. Но запуском для начала этого процесса служит письменное заявление со стороны работника.

Куда может потребоваться копия трудовой книжки

Копия трудовой книжки может понадобиться куда угодно. В большинстве случаев, это государственные структуры, например, такие как различные административные и социальные службы (для назначения льгот, пособий, субсидий), а также банковские учреждения (для получения займов и кредитов).

На самом деле, список адресов, по которым может потребоваться предъявление копии трудовой книжки довольно широк, но не исключены и случаи, когда трудовая книжка по каким-либо причинам утрачивается (теряется) и тогда данная копия также может сослужить отличную службу – на ее основе можно сделать дубликат, последовательно восстановив все необходимые записи.

Копия трудовой бывает востребована и при трудоустройстве на вторую работу (т.е. по совместительству).

Как делается копия

Обычно копия трудовой книжки делается при помощи ксерокса. При этом каждый лист копии должна отлично читаться и быть пронумерован. Все странички должны быть заверены печатью предприятия и подписью ответственного лица, который таким образом удостоверяет подлинность всех записей и самой копии снятой с оригинала.

Составление заявления

Унифицированного, единого для всех образца заявления на выдачу копию трудовой книжки нет, так что работник может писать его в свободном виде или по форме, разработанной на предприятии. Заявления обязательно должно включать в себя ряд обязательных сведений:

  • данные о компании, в которой трудится человек,
  • должность и ФИО сотрудника, на имя которого оно пишется,
  • просьбу о выдаче копии,
  • дату,
  • подпись составителя.

При желании можно указать и причину, по которой потребовалась копия, а также инстанцию, в которую требуется предъявление документа, но если такого желания нет, то, по закону работник не обязан это писать.

Оформление заявления

Документ можно писать на стандартном чистом листе формата А4, как от руки, так и на компьютере. Главное условие: наличие оригинала подписи заявителя.

Заявление необходимо составлять в двух экземплярах,

  • один из которых заявитель должен зарегистрировать либо в отделе кадров или у секретаря организации и оставить у себя,
  • второй передать представителю работодателя.

Срок рассмотрения заявления

По закону, данное заявление должно рассматриваться не больше трех дней. При этом, работник может указать и более короткий срок, но в этом случае дата выдачи копии будет зависеть только от расторопности работодателя – закон не обязывает его строго следовать требованию сотрудника по периоду выдачи копии трудовой книжки. При особо острой необходимости, в заявлении следует указать достаточно вескую и уважительную причину с приложением подтверждающих документов.

Имеет ли право работодатель отказать в выдаче копии

Если сотруднику требуется какая-либо информация из трудовой книжки, оформленная в виде выписки или копии, работодатель не вправе отказать ему в этой просьбе.

По закону, трудовая книжка — собственность работника, которая на период действия трудового договора храниться у работодателя. Если не выдать выписку или копию, то это станет нарушением прав работника, по факту которого он имеет право пожаловаться в трудовую инспекцию, которая, в свою очередь, вынесет предписание к устранению нарушения и подвергнет работодателя административному наказанию.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

С точки зрения делопроизводства, данное заявление имеет вполне обычную структуру.

Копия трудовой книжки — заверенный работодателем документ, подтверждающий, что человек официально трудоустроен. Бумага может понадобиться для получения некоторых услуг, в том числе кредита и для оформления пенсии.

По законодательству, при трудоустройстве книжка передается руководителю, который несет ответственность за ее сохранность. Хранится она в организации до момента увольнения сотрудника. Оригинал выдается только в особых случаях. Поэтому чаще всего для предоставления по месту требования — в ПФР, банк или иную организацию — оформляется ее заверенная ксерокопия.

Как получить заверенную ксерокопию трудовой?

Копия книжки — это ксерокопия всех ее страниц. Для ее получения подайте заявление на имя руководителя компании или обратитесь с таким заявлением к кадровику. На основании п. 7 постановления правительства РФ № 225 от 16.04.2003, выдать копию бланка сотруднику должны не позднее трех дней с момента получения его заявления.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Иногда в организацию достаточно предоставить данные, касающиеся отдельных периодов, входящих в стаж. В этом случае оформляется выписка из документа: делается ксерокопия первой страницы с личными данными работника и ксерокопия нужной страницы. Так информацию предоставят выборочно.

Как заверяется документ

Для оформления дубликата c трудовой книжки снимают ксерокопии всех ее страниц, начиная с титульного листа и заканчивая страницей, где указано место нынешней работы.

Далее документ заверяют. Такое право имеется у сотрудников отдела кадров. На каждой странице делается запись «Верно. Подлинник документа находится в (сейфе, помещении), наименование организации». Ниже указывают дату, когда документ заверен. Ниже указывают Ф.И.О., должность и подпись специалиста, ставят печать фирмы (если имеется). Оттиск печати разрешено располагать на подписи и частично на тексте, но не на пустом поле бланка.

На последней странице иногда вносят запись типа: «(Ф.И.О. сотрудника) работает по настоящее время». Но это необязательный реквизит.

Если на тот момент, когда гражданину понадобился дубликат бланка, но он не работает, для заверения необходимо обратиться к нотариусу. Он выдаст заверенный документ.

Срок действия

Заверенная ксерокопия трудовой книжки обычно имеет ограниченный срок действия. К примеру, для банков это не больше месяца с даты оформления. Другие организации, которые просят документ, всегда предварительно оповещают о сроках действия, которые их устраивают.

Если гражданин сменит работу, копию желательно оформить заново, чтобы в ней содержалась актуальная информация. Для этого ее следует взять на новом месте службы.

Необходимость получить копию трудовой книжки может возникнуть у ее собственника в различных целях – для произведения перерасчета пенсии или оформления социальных пособий и выплат, получения кредита в финансовой организации, подачи жалобы в Инспекцию по труду, для подтверждения стажа работы в конкретной должности, и проч.

Как получить копию трудовой книжки, кто уполномочен заверять документ, в какой форме владельцу нужно написать заявление на копию трудовой книжки, и в течение какого срока работодатель обязан предоставить требуемый документ, читайте в этом обзоре.

Копия трудовой книжки: основная информация о документе и его статусе

Устраиваясь на работу, сотрудник сдает свою трудовую книжку работодателю в числе обязательного пакета документов, предоставляемого при трудоустройстве. С этого момента ответственность за хранение и сохранность документа возлагается на работодателя. Оригинал ТК хранится в организации, и до момента увольнения выдается на руки работнику только в единственном случае – в целях его обязательного страхования (ч. 1 ст. 62 ТК РФ), а при наличии обстоятельств, требующих подтверждения сведений, указанных в трудовой книжке, работнику на руки выдается ее заверенная копия или выписка.

Разделяют два вида копий ТК, каждый из которых имеет свой статус, это:

копия трудовой книжки, выписываемая на официальном бланке – дубликат, выдается взамен утраченной (утерянной, поврежденной) трудовой книжки и имеет статус основного документа, подтверждающего стаж работника;

копия трудовой книжки ксерокопированная – создается путем копирования документа с использованием копира и заверяется должностным лицом или работодателем, круглой печатью. Является документом разового назначения, который выдается для предоставления затребовавшему документ адресату.

В ксерокопии трудовой книжки должна содержаться вся информация, отраженная в оригинале документа, в той же последовательности и хронологии, включая не только записи о трудовом стаже, но и сведения о награждениях и поощрениях.

При оформлении ксерокопии, работник кадровой службы или непосредственно работодатель должен заверить документ:

на каждой ксерокопированной странице делается запись: «Копия верна», и ставится подпись исполнителя;

на последней странице копии делается запись: «Копия верна, на … страницах», после чего документ заверяется подписью исполнителя и печатью, ставится дата его выдачи.

Копия ТК (дубликат), выписываемая взамен утраченной, может быть выписана без восстановления хронологии стажа (где в позиции под № 1 будет записано предприятие, выписывающее дубликат ТК, а сведения о предыдущем стаже будут обозначены суммировано, со сноской «со слов ФИО (владельца)». При предъявлении владельцем документов, подтверждающих наличие предшествующего трудового стажа, сведения о нем могут быть внесены в дубликат, со сноской на предъявленный документ (справку о стаже работы, выписку из приказа). Внесенная запись заверяется печатью организации, внесшей запись в копию ТК. Оригинал документа, на основании которого вносится запись, подклеивается на последней странице (обложке) ТК.

При оформлении дубликата на титульной странице должностное лицо, выписавшее документ, ставит надпись «Дубликат» и заверяет ее своей подписью. На внутреннюю сторону обложки вносится запись: «Дубликат выдан на основании ….». Запись датируется, заверяется подписью и печатью.

В качестве основания для выписки дубликата являются справки структур, подтверждающих утерю (выдает городской отдел МВД после факта регистрации кражи или заявления об утере ТК), утрату (справка МЧС о пожаре, затоплении и проч.).

Порядок выдачи копии трудовой книжки в нормативном регламенте

Выдача копии трудовой книжки работнику, в соответствии с частью 1 статьи 62 Трудового кодекса, а также пунктом 7 «Правил ведения и хранения трудовых книжек …», утвержденных Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года, осуществляется в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления работником.

Согласно вышеуказанным нормативным актам, для получения копии документа о трудовом стаже, работник обязан подать в адрес руководителя предприятия письменное заявление на получение копии трудовой книжки (образец заявления см. ниже). В альбом унифицированных форм заявление на копию ТК не внесено, что дает право работодателям устанавливать собственный образец его написания или принимать заявления, написанные в свободной форме.

В тоже время, существует ряд требований к тому, в какой форме должно быть написано заявление. Так, кроме ФИО заявителя, в обязательном порядке в нем должны быть указаны:

причина выдачи копии ТК;

дата подачи заявления;

реквизиты документа, являющего основание для выписки дубликата (актуально для утраченных ТК).

Заявление на выдачу копии трудовой книжки: образец написания при утрате и для подтверждения стажа

Как установлено Правилами, чтобы работодатель мог выдать нужный документ, работнику недостаточно просто указать «Прошу выдать копию трудовой книжки», заявление нужно написать в соответствии со стандартами деловой переписки, и указать причину, по которой владельцу ТК понадобилась ее копия.

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: «Заявление на выдачу копии трудовой книжки — образец» с комментариями профессионалов. В данной статье собран и систематизирован весь имеющийся материал интернета и предоставлен в удобном виде.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере

Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

[3]

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

Генеральному директору ООО «Альфа»
Николаеву А.А.
Петровой Анны Ивановны,
инженера отдела снабжения

В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.
3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.

Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №_____________________
“______”________________2017 г.
_________________________________
подпись работника кадровой службы

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

[2]

  • Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
  • Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
  • Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
  • Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
  • Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

  • персональные данные о гражданине;
  • информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
  • сведения о наградах, переводах, увольнениях;
  • ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:

  • номер записи (по порядку);
  • день поступления в организацию;
  • наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
  • указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Какая плата взимается за выдачу документа

С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.

Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.

Оплата не взимается, если:

  • бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
  • неправильно заполнен бланк (титульный лист);
  • предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.

Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.

Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.

Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.

Порядок выдачи копий кадровых документов сотруднику

В соответствии с трудовым законодательством работодатель обязан выдать по требованию сотрудника копии документов, связанных с работой. Рассмотрим, какие документы имеет право требовать работник, в каких случаях работодатель вправе ему отказать и как правильно оформить выдачу необходимых бумаг.

Какие документы работодатель обязан выдать сотруднику

Обязанность предоставления сотруднику документов (их копий), связанных с работой, предусмотрена рядом нормативно-правовых актов, в частности Трудовым и Налоговым кодексами РФ, законами № 255-ФЗ от 29.12.2006, № 56-ФЗ от 30.04.2008 и № 27-ФЗ от 01.04.1997.

В какой срок нужно выдать документы

Документы, затребованные работником, необходимо выдать:

  • В срок не позднее 3-х дней с даты обращения за документами.

Данный срок установлен для большинства документов: копий приказов о приеме на работу, переводе на другую должность, справок 2-НДФЛ и т. д.

В день обращения сотруднику выдаются документы, связанные с увольнением: копии приказа о прекращении трудового договора, трудовая книжка.

В случае направления документов сотруднику по почте работодатель обязан также соблюдать указанные выше сроки. Документы должны быть направлены сотруднику в течение 3-х рабочих дней.

Получить документы, связанные с работой, сотрудник вправе и после увольнения.

Кто вправе получить документы за работника

Получить оригиналы и (или) копии кадровых документов имеет право не только сотрудник, но и его представитель при наличии доверенности. Нотариальное удостоверение доверенности в данном случае не требуется.

Вместе с доверенностью представитель должен передать работодателю заявление о выдаче документов и свой паспорт.

Порядок выдачи копий кадровых документов работнику

Порядок выдачи сотруднику копий запрошенных документов (их копий) состоит из следующих шагов:

Шаг 1. Получение от работника письменного заявления

Заявление составляется сотрудником в произвольной форме или по образцу, предоставленному работодателем. В заявлении должно быть указано название запрашиваемых документов и их количество. Запрашивать документы в формулировке «прошу выдать копии всех документов, связанных с работой» нельзя: нужно перечислить конкретные документы.

Приведем образец такого заявления:

Дата в заявлении должна быть указана не позднее 3-х рабочих дней от даты подачи заявления.

Шаг 2. Передача заявления на утверждение руководителю

На полученном от работника заявлении руководитель должен поставить свою резолюцию: «Согласовано» или «Выдать документы». После этого заявление подписывается и передается в отдел кадров или бухгалтерию для подготовки и заверения запрашиваемых документов (их копий).

Шаг 3. Подготовка и заверение копий необходимых сотруднику документов

Порядок выдачи и заверения копий документов, связанных с работой, устанавливается Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или иного уполномоченного на то должностного лица и скрепляется печатью (при ее наличии). На копии документа проставляется дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в организации.

Не допускается заверение документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Особенности оформления записи на копии выдаваемого работнику документа регламентируются «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.

Согласно ему, отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает:

  • слово «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • подпись данного лица;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения копии (выписки из документа).

Приведем пример данной записи:

Копии выдаваемых сотруднику документов допускается заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Шаг 4. Выдача работнику оформленных копий

Передача сотруднику запрошенных им документов (копий) производится не позднее трех рабочих дней со дня подачи им заявления. При получении документов работник должен дать расписку, подтверждающую их получение.

Расписку можно оформить:

  • в виде отдельного документа;
  • в виде дополнительной надписи на заявлении;
  • подписью сотрудника в журнале учета выдачи работникам копий документов, связанных с работой.

Из расписки, данной работником, должно следовать, что срок выдачи документов соблюден.

Если работник не явился за документами в срок, необходимо составить акт о неявке работника за копиями документов.

Подводим итоги

  • Сотрудник вправе требовать от работодателя документы, связанные с работой. Если документы не связаны с трудовой деятельностью и не нужны для реализации тех или иных прав работодатель выдавать их не обязан.
  • Документы (или их копии) должны быть выданы сотруднику не позднее трех рабочих дней с даты получения от работника соответствующего заявления.
  • При выдаче и заверении копий документов, необходимо соблюдать установленный законодательством порядком.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Заявление на дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка работника является основным документом о его трудовой деятельности и трудовом стаже (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). И будет крайне неприятно, если трудовая книжка работника будет утеряна. Но выход есть — оформить дубликат трудовой книжки. К слову, утеря трудовой книжки – не единственный случай, когда делается ее дубликат.

Об особенностях оформления дубликата трудовой книжки расскажем в нашей консультации и приведем образец заявления работника на дубликат трудовой книжки.

Когда оформляется дубликат трудовой книжки?

ТК РФ ничего не говорит о дубликатах трудовых книжек. Однако отмечает, что порядок ведения трудовых книжек устанавливаются уполномоченным Правительством федеральным органом исполнительной власти (ч. 2 ст. 66 ТК РФ).

Правила ведения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, предусматривают, что дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях (п.п.31, 33 Правил):

  • утеря трудовой книжки (работником или работодателем);
  • наличие в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной;
  • трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.);
  • массовая утрата работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (например, из-за пожара).

Обращаем внимание, что если к вам устраивается работник, который говорит, что его трудовая книжка утеряна или предъявляет испорченную трудовую книжку (к примеру, порванную или обгоревшую), то оформлением дубликата должен заниматься предыдущий работодатель.

Выдать дубликат трудовой книжки работодатель должен не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Всегда ли нужно заявление работника?

Заявление работника на дубликат трудовой книжки необходимо в том случае, когда дубликат утерян по вине работника, работодателя или трудовая книжка пришла в негодность. Заявление составляется в произвольной форме. В нем указываются реквизиты работодателя, сведения о работнике, причина, по которой запрашивается дубликат трудовой книжки.

Хорошо, если при оформлении дубликата используется старая трудовая книжка. К примеру, порванная, испачканная, но записи в ней хорошо читаются и трактуются однозначно. В этом случае записи для дубликата берутся из старой трудовой книжки.

В противном случае работнику нужно будет представить необходимые документы, подтверждающие трудовую деятельность и его стаж у предыдущих работодателей. К примеру, справки с места работы, выписки, копии приказов о приеме на работу и об увольнении, справки из архива. Использовать копии или выписки из трудовой книжки в качестве подтверждения стажа и трудовой деятельности работника нельзя (Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 16.12.2014 № 33-20380/2014 ).

Информацию о документах, подтверждающих трудовую деятельность работника, нужно указать в заявлении, а сами документы приложить к нему. Напомним, что работодатель обязан помогать работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю (п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Приведем для заявления на оформление дубликата трудовой книжки образец его заполнения.

Скачать заявление на дубликат трудовой книжки (образец бланка) можно здесь.

Оформление дубликата трудовой книжки

В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки нужно сделать запись: «Дубликат». Если прежняя трудовая книжка сохранилась, то на ее первой странице (титульном листе) нужно написать «Взамен выдан дубликат» и указать его серию и номер (п. 1.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69). В остальном титульный лист дубликата оформляется так же, как и в первоначально оформляемой трудовой книжке (указываются Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия или специальность) (п. 7.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Если до поступления к данному работодателю сотрудник уже работал, то в графе 3 дубликата нужно указать общий стаж работы, который подтвержден соответствующими документами (п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69). Например, можно указать «Общий стаж работы _ лет _ месяцев _ дней». Затем общий стаж расшифровывается по отдельным периодам работы:

  • в графе 2 трудовой книжки указывается дата приема на работу;
  • в графе 3 записывается наименование работодателя, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник;
  • в графе 2 указывается дата увольнения;
  • в графе 3 — причина (основание) увольнения.

В графе 4 дубликата указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого были произведены соответствующие записи в дубликате.

Оригиналы документов, которые подтверждают стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего заверения работодатель возвращает их владельцу (п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

В последнюю очередь в дубликат трудовой книжки вносятся сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы, т. е. у работодателя, который оформляет дубликат (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Последней записью в дубликате, выдаваемом работнику, будет запись об увольнении работника. Под ней указывается должность и Ф.И.О. работника, внесшего запись, приводится его подпись и ставится, при наличии, печать работодателя.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки — образец

Трудовая книжка это один самых основных документов каждого работника. Именно она подтверждает наличие официального трудоустройства человека. Довольно часто у людей появляются обстоятельства, когда им требуется ксерокопия трудовой книжки.

Основная информация

Этот документ хранится у отдела кадров по месту труда. Обычно, копия нужна, чтобы подтвердить наличие фактической занятости. Например, чтобы взять кредит или оформить субсидии. Некоторые небольшие организация не требуют писать заявление для предоставления копии. Кадрам достаточно озвучить, что она требуется. Законодательством не установлено обязательство написания такого заявления и уж тем более нет конкретной формы. Но, согласно правилам делопроизводства рекомендуется включить в этот документ некоторые основные пункты.

Копия трудовой книжки

Когда человек принимается на работу, у него забирают трудовую книжку и делают там специальную отметку. Хранится документ у работодателя до момента увольнения сотрудника. В случае перевода сотрудника специалист делает соответствующую запись в трудовую. Уполномоченный сотрудник несет определенную ответственность за сохранность книжки. Когда предприятие не имеет больших объемов, за сохранность документа отвечает другой сотрудник по совместительству.

Видео (кликните для воспроизведения).

Ксерокопия, это созданный с помощью специального устройства документ. При этом бумага должна быть заполнена правильно. Здесь присутствуют все требуемые:

Снимает копию документа и заверяет его должным образом специалист отдела кадров, отвечающий за ее хранение. Иногда, если компания маленькая и подобных должностей в ней нет, эти полномочия возлагаются на других людей. Для получения ксерокопии работнику придется написать соответствующее заявление и немного подождать, пока бумага не будет готова.

Когда требуется ксерокопия

Обычно ксерокопия этого документа требуется при:

  • оформлении займа;
  • трудоустройстве по совместительству в другую компанию;
  • оформлении пенсии;
  • при обращении в посольство;
  • оформлении социальных дотаций.

Здесь перечислены самые распространенные ситуации. В жизни они могут быть намного шире указанных. Например, ксерокопия может пригодиться для восстановления утерянного документа. Поэтому рекомендуется ее хранить дома на всякий случай. По ней легче будет восстановить записи трудовой.

По большому счету этот документ необходим для подтверждения факта трудоустройства. Допустим, банку нужна ксерокопия, чтобы понять насколько давно человек трудится на одном месте. Ведь он дает деньги взаймы и для него это многое значит.

Правила составления заявления

Для выдачи ксерокопии имеющей юридическую значимость требуется написать специальное заявление на имя руководителя компании.

Специальной формы подобных документов законом не утверждено, они могут заполняться в свободной форме. Но, рекомендуется включить в заявление основные пункты. Заявление должно содержать:

  • информацию о компании работодателе;
  • Ф. И. О. и должность лица, на чьё имя пишется документ;
  • непосредственная просьба о выдаче ксерокопии;
  • число, месяц и год написания документа;
  • виза заявителя.

По желанию, человек может обозначить причину запроса. Но это не относится к обязательным пунктам.

Заполнять документ рекомендуется на обычном чистом листе бумаги формата A 4. Допускается написать его:

Главное, чтобы в документе присутствовал подлинник подписи владельца документа.

Рекомендуется оформлять бумагу в количестве двух штук:

На экземпляре сотрудника специалист отдела кадров поставит отметку о принятии документа. Если в установленный срок ксерокопия не будет предоставлена владельцу, можно подать жалобу на работодателя.

Сейчас все копии делаются на специальных устройствах – ксерокс. Стоит знать, каждый лист дубликата должен нумероваться. Вся информация документа должна быть читабельна и содержать печать работодателя, а также визу заверившего бумагу лица. На последнем листе обязательно должна стоять отметка о том, что по настоящее время человека работает в компании. Именно так удостоверяется подлинность ксерокопии. Иначе она не будет иметь юридической значимости и его просто не примут в нужную инстанцию. Ведь обычную копию может сделать любой человек, это не будет доказательством фактического присутствия места труда в данный период времени.

Какая запись будет в трудовой книжке при увольнении? Подробнее в нашем материале.

Сколько стоит трудовая, можно ли ее купить и чем это может обернуться? Читайте тут.

В этой статье мы рассмотрим, как правильно заполнить трудовую, чтобы не было ошибок.

Предоставление дубликата

Обращаться за ксерокопией трудовой книжки всегда требуется к работодателю. Именно там хранится этот документ на протяжении всего времени труда на предприятии. Выдать дубликат вправе:

  • директор;
  • главный бухгалтер;
  • кадровый работник.

Конкретное лицо, отвечающее за эту процедуру, зависит от объема предприятия. Чтобы получить ксерокопию сотруднику требуется соблюдать такую последовательность:

  • Обратиться в уполномоченное подразделение, где хранится документ.
  • Написать соответствующее заявление.
  • Подождать подготовки бумаги в течение трех дней.
  • Забрать ксерокопию, оформленную должным образом.

Согласно законодательству просьба работника рассматривается не больше трех дней. Конечно, человек может обозначить и меньший срок, но подготовка бумаги будет зависеть от расторопности специалиста. Когда ксерокопия нужно срочно по веским причинам можно подложить подтверждающую документацию к заявлению.

Сотрудник должен получить правильно составленную и заверенную ксерокопию не позже, чем через 3 дня.

Важно! Трудовая книжка считается собственность владельца. Если предприятие отказывается выдать выписку либо дубликат это приравнивается к серьезному нарушению, что относится к веским основаниям для обращения в прокуратуру.

Если человек не трудоустроен, копий ему вообще не понадобится, достаточно показать оригинал документа. Ведь в таком случае он будет на руках. В исключительных случаях бумагу можно заверить нотариусом. Но, это процедура потребуется некоторых затрат.

Сроки действия дубликата

Каждый человек должен понимать, что у ксерокопии трудовой есть определенный срок действия. Это необходимо для того, чтобы определиться, когда писать заявление на дубликат. Срок действия зависит от того, кто заверял бумагу:

  • ксерокопия, выданная работодателем, действует не более одного месяца;
  • нотариально заверенная ксерокопия действует бессрочно.

Не смотря на это, следует понимать, что информация, отраженная в ксерокопии актуальна только до момента внесения в основной документ следующих записей. После этого документ автоматически становится недействительным.

Образец заявления

Если опираться на делопроизводство, то этот документ имеет обычную структуру. Заявление лучше писать на обычном листе, стандартного формата.

Директору ООО « Долинские Колбасы»

От рабочего Кулигина О.Л.

В связи с оформлением кредита, прошу выдать ксерокопию моей трудовой книжки (статья No 62 ТК).

01 декабря 2016 года подпись Кулигин О.Л.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 577-03-71
(Москва)

+7 (812) 425-60-36
(Санкт-Петербург)

8 (800) 350-23-69 доб 680
Для всех регионов!

Это быстро и бесплатно!

Здесь представлен примерный образец документа, его допускается изменить. Но, не рекомендуется убирать важные пункты из структуры. Именно такой вид удобен для восприятия. При написании заявления требуется следить за правильностью письма. Только грамотно написанный документ влечет юридические последствия. Если работодатель не предоставит в срок ксерокопию, сотрудник может со своим экземпляром заявления, на котором стоит отметка о принятии, обратиться с жалобой в прокуратуру.

Копией трудовой книжки считается ксерокопия всех страниц документа. Они должны быть правильно заверены и пронумерованы. Для получения дубликата рекомендуется писать работодателю соответствующее заявление. Законодательством не установлено определенной формы этого документа, но он должен содержать обязательные пункты. Получить бумагу можно в течение трёх дней с момента обращения к работодателю.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Трудовое законодательство предусматривает обязанность работодателя выдавать работнику документы, связанные с работой, и их копии (ст. 62 ТК РФ). Эти документы выдаются работодателем на основании заявления работника. А как написать заявление на выдачу трудовой книжки (копии)?

Трудовая книжка: выдаем оригинал, копию или выписку

Если работник не увольняется, то оригинал трудовой книжки работодатель обязан выдать ему, только если трудовая книжка понадобилась такому работнику для представления в органы социального страхования (обеспечения). В иных случаях работодатель может подготовить для работника или копию трудовой книжки, или выписку из нее. Копия трудовой книжки обычно требуется банком, если гражданин хочет взять кредит.

Оригинал, копия трудовой книжки или выписка из нее представляются работнику на основании его заявления. Выдать такие документы работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). За нарушение срока выдачи трудовой книжки, ее копии или выписки из нее (в случае, если работник пожалуется в трудинспекцию) работодатель и его должностные лица могут быть привлечены к следующей ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

  • предупреждение или штраф на должностных лиц, а также работодателя-ИП в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
  • штраф на работодателя-организацию от 30 000 до 50 000 рублей.

Копия трудовой книжки или выписка из нее представляется работодателем работнику бесплатно.

Составляем заявление на выдачу копии трудовой книжки

Заявление для выдачи трудовой книжки на руки, копии трудовой книжки или выписки из нее составляется в произвольном виде. Если запрашивается оригинал трудовой книжки, необходимо указать причину и место последующего представления трудовой книжки. Важно помнить, что при получении на руки оригинала трудовой книжки работник обязан будет не позднее 3 рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

[1]

Также важно помнить, что работодатель несет ответственность за учет и хранение трудовых книжек (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ). Поэтому при выдаче оригинала трудовой книжки работодателю нужно документально подтвердить такой факт. Например, сделать отметку в книге учета движения трудовых книжек или получить от работника расписку о получении оригинала трудовой книжки. Тем самым работодатель сможет избежать ответственности в случае, если, например, работник свою трудовую книжку потеряет.

Приведем заполненный образец заявления на выдачу трудовой книжки (копии).

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Хочешь копию трудовой – напиши заявление

Для того чтобы получить копию трудовой книжки, работник должен подать соответствующее заявление на имя руководителя организации. Дело в том, что во время действия трудового договора трудовая книжка хранится на предприятии и на руки работнику её не выдают.

Если организация маленькая, то, конечно, можно обойтись и устной просьбой. Однако если компания крупная, то необходимо письменное заявление на копию трудовой книжки.

Обязательной для применения формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме. На практике бывает, что в организации разработан специальный бланк для подобных прошений. Если такой утвержденной формы нет, то главное, чтобы в заявлении было указано следующее:

  • Ф.И.О. руководителя компании, на чье имя пишется заявление;
  • Ф.И.О. и должность сотрудника, обращающегося с заявлением;
  • дата обращения и подпись заявителя с расшифровкой Ф.И.О.;
  • причина обращения за копией трудовой (обычно указывается по желанию).

В итоге, образец заявления на копию трудовой может выглядеть примерно так:

Генеральному директору
ООО «Омега-Плюс»
И.И. Иванову

от бухгалтера
М.И. Петровой

Прошу предоставить мне заверенную копию трудовой книжки.

22.01.2018 Петрова /М.И. Петрова/

Также с нашего сайта вы можете бесплатно скачать по прямой ссылке образец заявления и при необходимости отредактировать его «под себя».

Копию выдадут не позднее 3-х дней

Получив заявление на выдачу копии трудовой, сотрудник отдела кадров или другой уполномоченный работник (например, бухгалтер) должен подготовить заверенную копию книжки. Сделать это нужно не позднее, чем через 3 дня после получения заявления (п. 7 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Копию лучше сделать качественную. Кроме того, все заверительные надписи, печати и подписи должны быть читаемыми. Это избавит сотрудника от неприятностей, а работника отдела кадров – от повторных манипуляций по заверению трудовой книжки.

Заверить копию трудовой может директор или сотрудник, на которого письменным распоряжением руководителя организации возложены обязанности по заверению трудовых книжек. Сама копия должна быть заверена в утвержденном на законодательном уровне порядке (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). А с 01.07.2018 – на основании п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Порядок предоставления копии трудовой книжки сотруднику компании

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, выдача копии трудовой книги должна осуществляться работодателем по первому требованию работника.

Заявление, причем только письменное

Согласно трудовому законодательству РФ, выдача документа осуществляется на основании обращения работника к руководителю организации с письменным заявлением на выдачу копии трудовой книжки.

В нем указывается, для чего нужна работнику копия документа и куда она должна быть представлена, ставится дата, расписывается заявитель.

В законодательстве четко не оговаривается форма письменного запроса о выдаче дубликата трудовой книжки. На многих предприятиях кадровые службы разрабатывают бланк и порядок подачи запроса самостоятельно.

Если единой формы такого обращения в организации нет, то оно составляется произвольно. Вот пример:

Потом работник отдела кадров тоже ставит дату получения и роспись. Это делается с целью соблюдения законодательного требования об указанном сроке выдачи документа.

Затем руководителем подписывается приказ о выдаче копии, основываясь на причинах запроса. Заверенная копия приказа вручается заявителю после его регистрации.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение этого приказа обычно возлагается на работника отдела кадров или бухгалтерии.

После получения заявления от сотрудника работодатель должен удовлетворить его просьбу в течение трех дней. Это регламентируется нормативно.

«Копия верна»

Копию можно выполнить на ксероксе, также разрешается отсканировать, а потом распечатать или просто напечатать на компьютере вручную, но в таком размере, в каком оригинал.

Трудовая книжка может копироваться полностью или частично (лишь затребованные листы). Но в том и в другом случае обязательно наличие копии титульной странички. А также обязательно нужно указывать, где хранится подлинник (название фирмы, номер дела, дату).

На всех скопированных листах ставится отметка «Копия верна». А на последней страничке работодатель делает запись о том, что сотрудник в настоящее время работает в данной организации.

Листы нумеруются, прошиваются, на месте прошивки ставиться печать, подпись ответственного лица, указывается количество страниц. Затем на каждой странице руководитель организации ставит свою подпись, ее расшифровку (имя, фамилию, отчество), пост, который он занимает в компании. Печать ставится так, чтобы она частично охватывала текст, но позволяла его прочитать.

В зависимости от места требования, дубликат трудовой может иметь разные периоды действия:

  • для визы — три месяца со дня выдачи;
  • ПФР, органы соцзащиты, банки – один месяц.

Однако ряд финансовых организаций ограничивают этот срок до 14, или до 3–5 дней.

Оформленный нотариально, документ не имеет ограничительного периода — если после ее выдачи в оригинале не появились новые записи о работе гражданина.

В любом случае, чтобы избежать излишних трат времени и финансов, необходимо уточнять в организации, требующей предоставления копии, каким образом она должна быть оформлена, и каков период ее действия.

Дайте трудовую книжку!

Трудовая книжка может пригодиться работнику в следующих случаях:

  • если работник обратился в банк за кредитом;
  • при подаче прошения на получение загранпаспорта, визы;
  • при оформлении ипотеки на покупку жилья, пособий на услуги по ЖКХ;
  • при усыновлении ребенка;
  • в ПФР: при оформлении пенсии необходимы сведения о периодах работы клиента. Требовать оригинал документа работники фонда не имеют права – достаточно принести копию, оформленную должным образом;
  • при гражданских и судебных разбирательствах;
  • для восстановления утерянного оригинала;
  • при оформлении на работу по совместительству;
  • для составления резюме при поиске новой работы;
  • при прочих юридических и финансовых процедурах, требующих подтверждения стажа работника и состояния трудовой деятельности.

Сама трудовая книжка становится доступной для работника только в случае его увольнения. До этого она должна находиться в отделе кадров учреждения.

Работодатель же обязан выдать сотруднику заверенный директором организации дубликат трудовой книжки в трехдневный срок с момента запроса (подачи заявления).

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Чтобы уменьшить вероятность подделки ксерокопии трудовой книги для банка, разработаны правила ее заверения.

Обязательно соблюдение следующих моментов:

  • трудовая книжка копируется начиная с первой страницы (титул), где записаны Ф. И. О владельца, дата его рождения, число заведения, подпись работника;
  • на последнем листе обозначается текущее место трудоустройства (должность, дата, когда человек на нее заступил);
  • на всех страницах обязательна печать компании и запись: «Верно»;
  • на последнем листе указывается Ф. И. О, подпись, должность сотрудника, от кого получена эта копия запрашиваемой трудовой книжки;
  • ставится дата заверения, от которой в дальнейшем ведется расчет срока.

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97.2016 (согласно приказу Росстандарта от 25.05.2017). Стандарт действует при получении копий для банка и иных фирм, запрашивающих подтверждение трудоустройства (кредитные кооперативы и т. п.).

Кто заверяет копию трудовой книжки

Обращаться за заверенной копии своей трудовой книжки следует в кадровую службу работодателя. Если таковая отсутствует, то заниматься подготовкой будет лично главный бухгалтер (иногда руководитель предприятия).

Если человек временно не работает, то заверенную копию можно оформить у нотариуса. В таком случае также копируют все страницы, начиная с титульного листа и заканчивая тем, где размещена итоговая запись (об увольнении с предыдущего места работы). По желанию клиента нотариус может заверить ксерокопии всех страниц книги.?

Типовые ошибки в заверке копии трудовой книжки

Чаще всего встречаются следующие недочеты:

  • печать организации поставлена на «пустом» месте. По правилам она должна быть на краю скопированного документа, чуть захватывая текст в книжке;
  • имеются исправления в тексте, написанном заверяющим лицом;
  • отсутствует запись «Верно» (должна присутствовать на каждой странице) или дата заверения.

Иногда пропускают страницы или же копируют только последние, имеющие отношение к нынешнему работодателю. Тогда заявитель получает отказ от банка или вынужден еще раз обращаться к кадровикам для оформления «правильной» копии, подходящей для банка.

Неправильно сделанный документ автоматически признается недействительным и требующим повторной подачи.

Стоит обратить внимание на масштаб страниц. При невнимательном копировании или же распечатывании ранее сделанных фотографий/сканов их размер может измениться – стать заметно меньше или больше. Это признаки «монтажа», поэтому придется все переделать.

Отдельные случаи

Если востребованный дубликат сотрудник получил до того, как уволиться или выйти в отставку, данный документ будет считаться недействительным и его необходимо будет переоформить.

В этом случае порядок выдачи копии тот же, с той лишь разницей, что на последней страничке записывается: предъявитель сего уже не является работником данной организации. Тут же указываются причины увольнения.

Видео (кликните для воспроизведения).

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА

8 800 350 84 37

А может случиться так, что компания, в которой работало лицо, ликвидирована или реорганизована, и ему просто некуда обратиться со своей проблемой. В этом случае делается копия трудовой книжки, полученной при увольнении на руки, и она заверяется в какой-либо нотариальной конторе.

Сегодня рассмотрим тему: «образец заявления на выдачу копии трудовой книжки» и разберем основываясь на примерах. Все вопросы вы можете задать в комментариях к статье.

Иногда бланк нужно предоставить в ПФР или в банк для оформления кредита. Согласно трудовому законодательству, при трудоустройстве книжка передается руководителю, который несет ответственность за ее сохранность. Хранится она в организации до момента увольнения сотрудника. Оригинал выдается только в особых случаях. Поэтому, чаще всего, для предоставления по месту требования оформляется ее заверенная ксерокопия.

Видео (кликните для воспроизведения).

Как получить заверенную ксерокопию трудовой книжки?

Копия книжки – это ксерокопия всех ее страниц. Для ее получения нужно подать заявление на имя руководителя компании, или обратиться с таким заявлением к кадровику. Согласно п.7 Постановления правительства РФ №225 от 16.04.03г., выдать копию бланка сотруднику должны не позднее трех дней с момента получения его заявления. Если вас интересует, как выглядит заявление о выдаче копии трудовой книжки, образец представлен ниже:

Изображение - Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки proxy?url=https%3A%2F%2Fclubtk.ru%2Fupload%2Fvydacha-kopii-tk

Но иногда в организацию достаточно предоставить лишь данные, касающиеся отдельных периодов, входящих в стаж. В этом случае оформляется выписка из документа, то есть делается ксерокопия первой страницы с личными данными работника и ксерокопия нужной страницы. Это значит, что информация будет предоставлена выборочно.

Для оформления дубликата трудовой книжки нужно снять ксерокопии всех ее страниц, начиная с титульного листа и заканчивая страницей, где указано место нынешней работы.

Далее необходимо заверить документ. Это может сделать сотрудник отдела кадров. На каждой странице копии делается запись «Копия верна» и указывается дата, когда документ был заверен. Также указывается ФИО, должность и подпись специалиста, ставится печать фирмы (если имеется). Оттиск печати должен находиться на подписи и частично на тексте, но не на пустом поле бланка. Иначе, документ может быть признан недействительным.

Изображение - Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки proxy?url=https%3A%2F%2Fclubtk.ru%2Fupload%2Fkopiya-verna

На последней странице необходимо внести запись: “(ФИО сотрудника) работает по настоящее время”.

В случае, если на тот момент, когда гражданину понадобился дубликат бланка, но он не работает, для его заверения необходимо обратиться к нотариусу. Он выдаст заверенный документ.

Заверенная ксерокопия имеет ограниченный срок действия. Например, чаще всего срок действия копии трудовой книжки для банка – месяц после ее оформления. Другие организации, которые могут затребовать документ, всегда предварительно оповещают о сроках действия, которые их устраивают.

В случае, если гражданин сменит работу, копию желательно оформить заново, чтобы в ней была указана актуальная информация. Для этого ее нужно будет взять на новом месте службы.

Составление заявления на выдачу копии трудовой книжки происходит в тех случаях, когда работник предприятия или организации нуждается в подтверждении своего стажа, опыта или места работы.

Трудовая книжка является документом строго учета, поэтому в отношении нее выработаны определенные нормы и правила, в том числе по ведению и хранению.

После того, как сотрудник принимается на работу, он сдает свою трудовую книжку в отдел кадров компании. Здесь в нее вносятся все необходимые сведения и здесь же она в составе личного дела работника, храниться вплоть до его увольнения. Ответственность за ее содержание и сохранность обычно несет специалист кадрового отдела, который не имеет права ни вносить в нее какие-либо «лишние» записи, ни выдавать ее на руки кому бы то ни было, даже владельцу. Если же последнему потребуется предоставить информацию из нее в какую-либо инстанцию, кадровик должен сделать с трудовой книжки копию или выписку. Но запуском для начала этого процесса служит письменное заявление со стороны работника.

Нет видео.

Видео (кликните для воспроизведения).

Копия трудовой книжки может понадобиться куда угодно. В большинстве случаев, это государственные структуры, например, такие как различные административные и социальные службы (для назначения льгот, пособий, субсидий), а также банковские учреждения (для получения займов и кредитов).

На самом деле, список адресов, по которым может потребоваться предъявление копии трудовой книжки довольно широк, но не исключены и случаи, когда трудовая книжка по каким-либо причинам утрачивается (теряется) и тогда данная копия также может сослужить отличную службу – на ее основе можно сделать дубликат, последовательно восстановив все необходимые записи.

Копия трудовой бывает востребована и при трудоустройстве на вторую работу (т.е. по совместительству).

Обычно копия трудовой книжки делается при помощи ксерокса. При этом каждый лист копии должна отлично читаться и быть пронумерован. Все странички должны быть заверены печатью предприятия и подписью ответственного лица, который таким образом удостоверяет подлинность всех записей и самой копии снятой с оригинала.

Унифицированного, единого для всех образца заявления на выдачу копию трудовой книжки нет, так что работник может писать его в свободном виде или по форме, разработанной на предприятии. Заявления обязательно должно включать в себя ряд обязательных сведений:

  • данные о компании, в которой трудится человек,
  • должность и ФИО сотрудника, на имя которого оно пишется,
  • просьбу о выдаче копии,
  • дату,
  • подпись составителя.

При желании можно указать и причину, по которой потребовалась копия, а также инстанцию, в которую требуется предъявление документа, но если такого желания нет, то, по закону работник не обязан это писать.

Документ можно писать на стандартном чистом листе формата А4, как от руки, так и на компьютере. Главное условие: наличие оригинала подписи заявителя.

Заявление необходимо составлять в двух экземплярах,

  • один из которых заявитель должен зарегистрировать либо в отделе кадров или у секретаря организации и оставить у себя,
  • второй передать представителю работодателя.

По закону, данное заявление должно рассматриваться не больше трех дней. При этом, работник может указать и более короткий срок, но в этом случае дата выдачи копии будет зависеть только от расторопности работодателя – закон не обязывает его строго следовать требованию сотрудника по периоду выдачи копии трудовой книжки. При особо острой необходимости, в заявлении следует указать достаточно вескую и уважительную причину с приложением подтверждающих документов.

Имеет ли право работодатель отказать в выдаче копии

Если сотруднику требуется какая-либо информация из трудовой книжки, оформленная в виде выписки или копии, работодатель не вправе отказать ему в этой просьбе.

По закону, трудовая книжка — собственность работника, которая на период действия трудового договора храниться у работодателя. Если не выдать выписку или копию, то это станет нарушением прав работника, по факту которого он имеет право пожаловаться в трудовую инспекцию, которая, в свою очередь, вынесет предписание к устранению нарушения и подвергнет работодателя административному наказанию.

С точки зрения делопроизводства, данное заявление имеет вполне обычную структуру.

  1. В начале документа слева или справа (это не имеет значения) указывается адресат:
    • полное наименование организации с указанием ее правового статуса (ИП, ОАО, ООО, ЗАО),
    • должность,
    • фамилия-имя-отчество руководителя (или иного лица, ответственного за выдачу копий трудовых книжек).
  2. Далее вписывается должность и фамилия-имя-отчество заявителя.
  3. Ниже пишется дата составления заявления и населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма.
  4. После этого посередине строки указывается слово «заявление» и ставиться точка.
  5. Далее идет собственно текст просьбы о выдаче копии трудовой книжки. Здесь можно (но не обязательно) указать причину и сослаться на букву закона, который однозначно говорит о праве работника получать копии своих личных документов от работодателя.
  6. В завершение документ нужно подписать и расшифровать подпись.

Трудовое законодательство предусматривает обязанность работодателя выдавать работнику документы, связанные с работой, и их копии (ст. 62 ТК РФ). Эти документы выдаются работодателем на основании заявления работника. А как написать заявление на выдачу трудовой книжки (копии)?

Если работник не увольняется, то оригинал трудовой книжки работодатель обязан выдать ему, только если трудовая книжка понадобилась такому работнику для представления в органы социального страхования (обеспечения). В иных случаях работодатель может подготовить для работника или копию трудовой книжки, или выписку из нее. Копия трудовой книжки обычно требуется банком, если гражданин хочет взять кредит.

Оригинал, копия трудовой книжки или выписка из нее представляются работнику на основании его заявления. Выдать такие документы работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). За нарушение срока выдачи трудовой книжки, ее копии или выписки из нее (в случае, если работник пожалуется в трудинспекцию) работодатель и его должностные лица могут быть привлечены к следующей ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

  • предупреждение или штраф на должностных лиц, а также работодателя-ИП в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
  • штраф на работодателя-организацию от 30 000 до 50 000 рублей.

Копия трудовой книжки или выписка из нее представляется работодателем работнику бесплатно.

Составляем заявление на выдачу копии трудовой книжки

Заявление для выдачи трудовой книжки на руки, копии трудовой книжки или выписки из нее составляется в произвольном виде. Если запрашивается оригинал трудовой книжки, необходимо указать причину и место последующего представления трудовой книжки. Важно помнить, что при получении на руки оригинала трудовой книжки работник обязан будет не позднее 3 рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

Также важно помнить, что работодатель несет ответственность за учет и хранение трудовых книжек (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ). Поэтому при выдаче оригинала трудовой книжки работодателю нужно документально подтвердить такой факт. Например, сделать отметку в книге учета движения трудовых книжек или получить от работника расписку о получении оригинала трудовой книжки. Тем самым работодатель сможет избежать ответственности в случае, если, например, работник свою трудовую книжку потеряет.

Приведем заполненный образец заявления на выдачу трудовой книжки (копии).

Для того чтобы получить копию трудовой книжки, работник должен подать соответствующее заявление на имя руководителя организации. Дело в том, что во время действия трудового договора трудовая книжка хранится на предприятии и на руки работнику её не выдают.

Если организация маленькая, то, конечно, можно обойтись и устной просьбой. Однако если компания крупная, то необходимо письменное заявление на копию трудовой книжки.

Обязательной для применения формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме. На практике бывает, что в организации разработан специальный бланк для подобных прошений. Если такой утвержденной формы нет, то главное, чтобы в заявлении было указано следующее:

  • Ф.И.О. руководителя компании, на чье имя пишется заявление;
  • Ф.И.О. и должность сотрудника, обращающегося с заявлением;
  • дата обращения и подпись заявителя с расшифровкой Ф.И.О.;
  • причина обращения за копией трудовой (обычно указывается по желанию).

В итоге, образец заявления на копию трудовой может выглядеть примерно так:

Изображение - Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки proxy?url=https%3A%2F%2Fblogkadrovika.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fwp-special-textboxes%2Fthemes%2Fstb-dark%2Fminus

Генеральному директору
ООО «Омега-Плюс»
И.И. Иванову

от бухгалтера
М.И. Петровой

Прошу предоставить мне заверенную копию трудовой книжки.

22.01.2018 Петрова /М.И. Петрова/

Также с нашего сайта вы можете бесплатно скачать по прямой ссылке образец заявления и при необходимости отредактировать его «под себя».

Получив заявление на выдачу копии трудовой, сотрудник отдела кадров или другой уполномоченный работник (например, бухгалтер) должен подготовить заверенную копию книжки. Сделать это нужно не позднее, чем через 3 дня после получения заявления (п. 7 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Копию лучше сделать качественную. Кроме того, все заверительные надписи, печати и подписи должны быть читаемыми. Это избавит сотрудника от неприятностей, а работника отдела кадров – от повторных манипуляций по заверению трудовой книжки.

Заверить копию трудовой может директор или сотрудник, на которого письменным распоряжением руководителя организации возложены обязанности по заверению трудовых книжек. Сама копия должна быть заверена в утвержденном на законодательном уровне порядке (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). А с 01.07.2018 – на основании п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Изображение - Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки proxy?url=https%3A%2F%2Fblogkadrovika.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fwp-special-textboxes%2Fthemes%2Fstb-dark%2Fminus

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Заявление на выдачу копии трудовой книжки – образец

Написание заявления на выдачу копии трудовой книжки по образцу необязательно — оно составляется по общим правилам делопроизводства. Документ содержит следующие атрибуты:

  • должность руководителя предприятия и название фирмы;
  • Ф. И. О. директора;
  • слово «заявление»;
  • просьбу предоставить копию трудовой книжки;
  • дату написания заявления;
  • подпись сотрудника и ее расшифровку.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки можно посмотреть по следующей ссылке: Заявление на копию трудовой книжки – образец.

В заявлении на выдачу копии трудовой книжки можно указать орган, который затребовал копию (например, городская администрация), и/или цель, для реализации которой она требуется (например, получение субсидии). Данная информация не является обязательной и указывается только по желанию сотрудника.

Составленный документ передается в организацию (в канцелярию / отдел кадров и т. п.). При этом желательно составлять заявление в 2 экземплярах, чтобы на одном из них уполномоченное лицо предприятия поставило входящий номер и дату получения заявления.

Обязанность работодателя выдавать сотруднику по его требованию копию трудовой книжки вытекает из ст. 62 Трудового кодекса РФ (обязанность по выдаче копий документов, связанных с работой).

В некоторых случаях от физлица может требоваться не копия книжки, а выписка из последней. Подробнее о выписке читайте в нашей статье «Заполнение выписки из трудовой книжки – образец».

Копия трудовой книжки должна быть выдана сотруднику в течение 3 рабочих дней, отсчитываемых с момента подачи заявления. Денежные средства при этом не взимаются. Копия должна быть надлежащим образом заверена.

В соответствии с п. 5 26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка включает в себя:

  • слово «верно»;
  • должность лица, уполномоченного на заверку копии;
  • подпись уполномоченного лица и ее расшифровку;
  • день заверки копии.

Отметка о верности копии ставится на каждой странице. Под последней записью в трудовой книжке делается запись о том, что сотрудник продолжает работать в данной организации. Отметка и запись удостоверяется печатью предприятия, если ее наличие предусмотрено уставом юрлица. При заверении копии может применяться штамп.

Также указанный выше ГОСТ обязывает делать надпись о месте хранения оригинала книжки.

Ответственность работодателя за нарушение указанных правил

За невыдачу запрошенной копии книжки или нарушение 3-дневного срока на ее предоставление сотруднику работодатель и его уполномоченные должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях:

  • юрлицу грозит штраф 30–50 тыс. руб.;
  • уполномоченным лицам — 1–5 тыс. руб.

При совершении аналогичного правонарушения, т. е. совершении данного нарушения повторно (см. п. 17 постановления ВС РФ от 24.03.2005 № 5), указанным лицам грозит более суровое наказание:

  • 50–70 тыс. руб. для предприятия;
  • 10–20 тыс. руб. или дисквалификация на 1–3 года для уполномоченных лиц.

Таким образом, заявление на копию трудовой книжки пишется по общим правилам. В нем указывается должность и Ф. И. О. уполномоченного лица, просьба о выдаче копии. На документе проставляется подпись сотрудника, указывается ее расшифровка, ставится дата составления документа. С момента получения заявления у работодателя есть 3 рабочих дня на изготовление и выдачу запрошенной копии.

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

Как написать заявление на выдачу копии трудовой книжки

В некоторых случаях сотруднику может пригодиться копия трудовой книжки, для чего он должен обязательно написать заявление на выдачу. Образец заявления, процедура его написания и выдачи документа – обо всем этом прямо сейчас.

Саму трудовую книжку (т.е. оригинал) работодатель хранит в течение всего срока действия договора найма – т.е. вплоть до дня увольнения сотрудника. При этом напрямую законодательство не дает возможности выдать на руки оригинал, однако в некоторых случаях такая процедура возможна (подробнее в соответствующем разделе).

Она понадобиться, когда нужно доказать свой суммарный стаж, профессиональный опыт, срок пребывания на данном месте работы, а также подтвердить факт того, что сотрудник действительно трудоустроен официально и работает до сих пор. Обычно это требуется в таких случаях:

  1. Оформление кредита на небольшую сумму (как правило, но 10 млн рублей).
  2. Трудоустройство по совместительству.
  3. Обращение в посольство.
  4. Оформление пособия, в том числе пенсии по возрасту.
  5. В редких случаях она может пригодиться, если нужно восстановить какой-то утерянный документ.

Формально работник в своем заявлении на выдачу не обязан сообщать работодателю конкретную причину, которая побудила его получить копию трудовой книжки. Поэтому не стоит ограничиваться только этими причинами – на самом деле перечень возможных случаев может быть гораздо более широким.

В общем виде процедура выглядит следующим образом:

  1. Работник идет в отдел кадров или в бухгалтерию (если бухгалтер исполняет обязанности кадровика) и пишет заявление, бланк и образец которого имеются среди прочей внутренней документации компании.
  2. Уполномоченный работник (в большинстве случаев кадровик) принимает это заявление и ставит отметку о принятии заявки в работу.
  3. Затем она выдается непосредственно заявителю. Предельный срок ожидания составляет 3 рабочих дня. Причем этот срок начинают отсчитывать с рабочего дня, который следует за днем принятия заявления. Например, если работник написал заявление в пятницу, срок пойдет с понедельника. А если при этом понедельник выпал на праздничный день, срок пойдет со вторника.
  4. В назначенный день сотрудник получает копию, проверяет, чтобы она была заверена (при необходимости) и ставит подпись у кадровика о факте принятия. Выдать её может не только бухгалтер или кадровик, но также представитель администрации (равно как и принять заявление на выдачу).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Нередко процедура выполняется с задержкой. Поэтому если речь идет о срочных случаях, будет правильно побеспокоиться об оформлении заблаговременно и лучше запастись сразу несколькими копиями. Это особенно полезно при оформлении кредитов сразу в нескольких банках.

Сотрудник должен сразу четко представлять, что именно он хочет получить – простую копию или же заверенную: в соответствии с этим он и отражает свою просьбу в заявлении на выдачу. Если речь идет о заверенном документе, это значит, что заверение происходит при наличии на каждой странице одновременно нескольких отметок:

  • подпись уполномоченного работника (обычно директора);
  • его фамилия и инициалы;
  • его должность (полное название);
  • виза «копия верна»;
  • синяя печать компании.

На самой последней странице следует поставить запись о том, что работник по сей день состоит в штате компании. Также указывается точное количество всех скопированных страниц. Подсчет совершается не по бумажным листам, а именно по страницам самой трудовой, которые были откопированы.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Многие организации, в особенности банки, предъявляют очень строгие требования к ним. Так, печать должна стоять именно на копированном поле (а не в пустых полях бумаги). А если она сделана без титульной страницы, то документ также признается недействительным.

Как правило, копия состоит из нескольких страниц, поэтому будет лучше, если их скрепят и пронумеруют. На прошивку лучше также поставить печать.

Законодательно подобный образец не утвержден. Однако на практике придерживаются простой формы, образец которой приводится ниже.

Изображение - Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки proxy?url=https%3A%2F%2F2ann.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F10%2Fimage2-6

Действует ограниченное количество времени:

  • если она заверена работодателем – не более месяца с даты выдачи;
  • если заверена нотариально – теоретически бессрочно.

На практике многие организации могут установить и свои сроки действия, причем они имеют на это полное право. Особенно строгие требования предъявляются банками, если рассматривается заявка на очень большой кредит (10 млн рублей и более). Например, срок может быть уменьшен до 2 недель. Разумеется, что если сначала было оформлено заявление на выдачу, а затем сотрудник получил трудовую книжку на руки в связи с увольнением, копия уже не будет действовать.

По действующему законодательству работник имеет полное право на получение, при этом:

  1. Количество не ограничено.
  2. Услуга оказывается бесплатно – т.е. работодатель не вправе взимать какую-либо плату, в том числе за бумагу и использование оргтехники, даже если сотруднику понадобилось много экземпляров.
  3. Сотрудник может запросить как копии отдельных страниц, так и копии всей трудовой.
  4. Сотрудник имеет право бесплатно заверить все страницы (или выборочно). То есть работодатель ставит печать и подпись тоже за свой счет.
  5. Отказать в предоставлении работодатель тоже не имеет права. Причем ограничений на выдачу в течение месяца, года и т.п. нет.

Оригинал выдается в исключительных случаях и только под письменную расписку. Как правило, подобная необходимость возникает в таких ситуациях:

  • оформление определенных социальных выплат;
  • оформление пенсии по старости (когда сотрудник желает продолжить свою официальную трудовую деятельность);
  • оформление загранпаспорта, а также визы для посещения некоторых стран в рабочих целях;
  • при оформлении кредита в банке на большую сумму (несколько миллионов или десятков миллионов рублей).

Порядок написания заявления, а также срок выдачи книжки в этом случае примерно такой же. Работник указывает свою просьбу, и в течение 3 рабочих дней по согласованию с работодателем документ выдается на руки. Однако есть несколько существенных отличий:

  1. Работник обязательно указывает причину, которая побудила его на запрос оригинала документа.
  2. По возможности сотрудник прикладывает оригиналы или копии документов, которые доказывают объективную необходимость выдачи оригинала.
  3. Сотрудник должен обязательно указать максимальный срок возврата книжки.
  4. Наконец, работник обязательно составляет письменную расписку, в которой отражается факт выдачи документа, а также обязательство вернуть его строго до установленного срока. Документ составляется в 2 экземплярах, а когда книжка будет возвращена работодателю, обе расписки уничтожаются.

Таким образом, в случае заявление на выдачу пишется в соответствии с тем образцом, который утвержден в компании. Важно проконтролировать, чтобы все отметки стояли на документе, особенно в тех случаях, когда речь идет о предоставлении его в банк.

При первом трудоустройстве на сотрудника оформляют трудовую книжку. Впоследствии этот документ не выдают ему, а хранят в кадровом подразделении предприятия. На руки книжку не дают, так как любые записи в неё может вносить только работодатель, а для сотрудника документ считается особо важным. Если работнику нужно подтвердить официальное трудоустройство или иной факт, он должен написать заявление на выдачу копии трудовой книжки, образец которого в конце этой статьи.

Работодатель обязан предоставить работнику копию по первому требованию. Это правило закреплено в статье 62 Трудового кодекса.

Изображение - Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки proxy?url=https%3A%2F%2Fbuhguru.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F09%2Fc-users-vova-desktop-buhguru-sentyabr-2018-obraze-4

Для ее получения работник должен обратиться в кадровую службу предприятия. При этом заявление на копию трудовой книжки оформляют в свободной форме, так как никакого единого образца в нормативной документации не представлено.

Его обычно пишут следующим образом:

  • В шапке документа указывают:
  • полное наименование организации;
  • Ф.И.О. и должность руководителя;
  • должность и Ф.И.О. заявителя.
  • В основной части прописывают стандартную формулировку заявления: «Прошу выдать копию трудовой книжки…».
  • Далее необходимо поставить дату обращения и подпись заявителя

Оригинал трудовой книжки должен постоянно хранить отдел кадров предприятия. Его не выдают сотруднику для предоставления в банк или иное учреждение. Однако руководство организации не имеет права отказывать в предоставлении копии или взимать за эту услугу деньги: это противоречит закону.

Если в небольшой организации нет собственного отдела кадров, копию делает секретарь. Она должна быть заверена руководителем.

Чтобы копия документа служила подтверждением официального трудоустройства сотрудника для банка или другого учреждения, она должна быть должным образом заверена. На каждом листе следует проставлять подпись кадровика или директора предприятия с расшифровкой и обязательным указанием должности. Также ставят печать организации.

Заверяют каждую страницу, а на последней строчке должна быть синей ручкой записана формулировка, подтверждающая, что сотрудник продолжает работать и в настоящее время. Для банка это подтверждение, что потенциальный клиент не был уволен, он работает и получает официальный доход.

Изображение - Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки proxy?url=https%3A%2F%2Fbuhguru.com%2Fwp-content%2Fplugins%2Fwp-special-textboxes%2Fthemes%2Fstb-dark%2Finfo

Трудовую книжку передают сотруднику только в момент увольнения из организации, а при последующем трудоустройстве её вновь передают в кадровую службу.

Изображение - Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки proxy?url=https%3A%2F%2Fbuhguru.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F09%2Fc-users-vova-desktop-buhguru-sentyabr-2018-obraze-5

Учтите, что с 2018 года при заверении копии нужно указать, где лежит оригинал этой трудовой книжки.

Есть несколько ответов на вопрос, как получить копию трудовой книжки. Заявление можно принести не только лично. Также оно может быть отправлено с помощью:

  • обычной почты;
  • электронной почты.

Однако в любом случае в нём должна быть проставлена дата.

На рассмотрение законом отведено 5 дней. После этого организация должна бесплатно предоставить сотруднику правильно оформленную и заверенную копию.

Есть важное условие: выдача копии трудовой книжки работнику не обязывает его объяснять цель ее получения. Он может использовать книжку для предоставления в банк при оформлении кредита, получения различных социальных пособий и других целей. Причина и место использования копии указывают только по желанию сотрудника.

Иногда стандартный образец заявления на получение копии трудовой книжки утверждён на уровне предприятия. Чтобы его получить, обратитесь в отдел кадров.

Изображение - Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки proxy?url=https%3A%2F%2Fbuhguru.com%2Fwp-content%2Fplugins%2Fwp-special-textboxes%2Fthemes%2Fstb-dark%2Falert

Вот примерный образец заявления на выдачу копии трудовой книжки:

(должность, структурное подразделение, Ф.И.О. работника)

телефон: ________________, факс: ____________,

адрес электронной почты: ____________________

Заявление

о выдаче копии трудовой книжки

(должность, структурное подразделение, Ф.И.О. работника)

ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации, п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225, просит выдать копию трудовой книжки (или – заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки).

Трудовая книжка – бланк строгой отчетности, который несет в себе информацию о трудовой деятельности человека. Его главное назначение – фиксировать трудовую деятельность работника для оформления будущих пенсионных выплат. Также этот документ может пригодиться, например, для подтверждения занятости при выдаче банковского кредита или при подаче заявления на загранпаспорт.

Далеко не всегда у работников есть возможность предъявить оригинал книжки. Почти во всех случаях для подтверждения стажа необходима ее копия. В данной статье мы расскажем, в каких случаях ее нужно сделать, а также рассмотрим порядок составления и подачи заявления на ее выдачу. Кроме того, дадим несколько советов, как вести себя при отказе работодателя в предоставлении дубликата.

Сведения о периодах работы могут понадобиться каждому человеку в совершенно разных ситуациях. Вы можете подтвердить их с помощью вашей трудовой книжки. Как правило, данный документ находится у работодателя, поэтому часто приходится делать его ксерокопию. Так, дубликат трудовой книжки может пригодиться в следующих случаях:

  • Для оформления пенсии в ПФР;
  • При получении визы для поездки в другую страну;
  • Для оформления загранпаспорта;
  • Чтобы составить резюме;
  • Для получения кредитных займов;
  • В случае утери документа;
  • Для усыновления ребенка.

Этот список ситуаций, конечно, далеко не исчерпывающий. Обычно копию требуют в различных государственных учреждениях или крупных финансовых организациях. Более того, она может быть востребована при втором трудоустройстве, например, для работы по совместительству.

Изображение - Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки proxy?url=https%3A%2F%2Ftrudinsp.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fsn_short%2Fimg%2Finfo

Получить необходимое количество копий трудовой книжки довольно просто. Обращаться с данной просьбой следует непосредственно к своему руководителю, либо к уполномоченным лицам компании – сотруднику кадрового отдела, секретарю или главному бухгалтеру. Для этого необходимо придерживаться следующей инструкции:

  • Составить заявление и подать его руководителю компании;
  • Получить приказ о выдаче копии;
  • Написать в правом верхнем углу титульного листа фразу «Дубликат»;
  • Поставить дату выдачи копии;
  • Заверить подписями владельца и уполномоченного сотрудника кадрового отдела.

Выдать копию бланка работнику должны не позднее 3 дней с момента подачи заявления. Она должна быть заверена такими записями, как «Копия верна». Кроме того, ее нужно заверить официальной печатью организации. Такой штамп должен находиться на подписи, а также затрагивать часть текста. К тому же, на последней странице дубликата необходимо внести запись «работает по настоящее время». Это нужно для того, чтобы подтвердить факт работы в данной организации. Обратите внимание, что заверенная копия трудовой имеет строго ограниченный период действия. Так, вы можете распоряжаться ее дубликатом лишь в течение месяца после выдачи документа.

Изображение - Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки proxy?url=https%3A%2F%2Ftrudinsp.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fsn_short%2Fimg%2Finfo

Для получения копии необходимо составить письменное заявление о выдаче копии трудовой книжки на имя работодателя. Именно это обращение и станет основанием для ваших дальнейших действий. Специальной формы составления подобных документов не существует, но к их оформлению предъявляют несколько важных требований. Итак, заявление должно содержать следующую информацию:

  • Сведения об организации, в которой работает человек;
  • ФИО и должность заявителя;
  • Просьбу о выдаче копии;
  • Дату составления;
  • Подпись сотрудника.

Изображение - Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки proxy?url=https%3A%2F%2Ftrudinsp.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fsn_short%2Fimg%2Finfo

Изображение - Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки proxy?url=https%3A%2F%2Ftrudinsp.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fsn_short%2Fimg%2Fdownload

Если организация по какой-либо причине отказывает вам в предоставлении дубликата трудовой книжки, ее руководитель может быть привлечен к административной ответственности в соответствии с п. 5.27 КоАП РФ. За подобные нарушения ему грозит штраф до 50 тысяч рублей. К тому же, по требованию подчиненного, суд может взыскать с него и компенсацию морального вреда.

Более того, каких-либо ограничений на выдачу дубликатов трудовой книжки не предусмотрено. В том случае, если вы все же попали в подобную ситуацию, необходимо пожаловаться на начальника в соответствующие инстанции. Сделать это можно несколькими способами: подать претензию непосредственно руководителю организации, обратиться в государственную инспекцию труда или составить исковое заявление в суд.

Окончил Российский государственный университет правосудия (РГУП). Аспирант Московского института государственного управления и права (МГИУП). С начала 2007 года судебная практика, специализация Трудовое право и трудовые споры.

Изображение - Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки 23423424

Здравствуйте! Я Филипп, уже более 12 лет занимаюсь юриспруденцией. Я считаю, что являюсь профессионалом в своей области и хочу подсказать всем посетителям сайта как решать разнообразные задачи. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести как можно доступнее всю нужную информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте – всегда необходима консультация со специалистами.

Оставьте комментарий