Требования к фасилитатору

Приходилось ли вам вести процесс обсуждения рабочих вопросов? Не всегда удается расшевелить участников на новые идеи и решения? Многие откровенно скучают? Поучимся у фасилитаторов!

Помочь, направить, облегчить

Метод фасилитации заключается в том, чтобы помочь участникам раскрыться и поделиться идеями, направить собравшихся на поиск совместных решений, облегчить процесс консолидации разных позиций. Как фасилитатору это удается?

Фасилитация – это инструмент, который может применяться при проведении разных форм обсуждений – совещаний, сессий стратегического планирования, семинаров, воркшопов. Эффективность фасилитации не в форме, а в особенностях этого инструмента.

Сам термин произошел от английского слова facilitate, которое имеет значения: помогать, направлять, облегчать. Понятие «фасилитация» обозначает процесс, совокупность навыков, а также набор инструментов для эффективного группового обсуждения.

Цель фасилитации – поиск и нахождение правильного метода, который даст возможность получить результат в ходе групповой работы. Фасилитация – это действия и усилия, направленные на организацию групповой работы.

Обычно рабочие вопросы обсуждают группой. Основная особенность групповой фасилитации – позиция лидера, который нейтрален и не берет на себя роль принимающего решения, он только помогает участникам это сделать самостоятельно. Он помогает собравшимся:

  • идентифицировать проблемы,
  • провести конструктивное обсуждение,
  • в результате обсуждения принять оптимальное решение.

Этот лидер – фасилитатор, а подобное обсуждение – фасилитация.

Каким должен быть фасилитатор

Многие спрашивают у экспертов по фасилитации – может ли каждый стать фасилитатором, каким должен быть фасилитатор. Научиться может каждый, но для этого нужно стать лидером и освоить ряд навыков. Просто принять на себя роль фасилитатора и добиться ожидаемых результатов сможет не каждый. Дело в том, что фасилитатор как личность – это уже инструмент воздействия на группу участников. Фасилитатор должен быть влиятельным, иначе получить результат будет намного труднее вплоть до невозможного.

Фасилитатор – это опытный бизнес-тренер, который обладает технологиями эффективных коммуникаций. Автор ряда книг по фасилитации Тони Манн так выделил требования к фасилитатору. Фасилитатор должен уметь:

  • Вести дискуссию в нужное русло.
  • Анализировать предложенные решения и выбирать существенные.
  • Принимать на себя риск и выводить участников из зоны комфорта, включая себя самого.
  • Работать с разными группами, разных социальных и культурных типов и уровней.
  • Легко ориентироваться в различных форматах бесед и встреч.
  • Использовать и уместно сочетать различные инструменты и техники при работе с группой.
  • Быстро реагировать на смену обстановки, преодолевать сложности и затруднения.
  • Противостоять стрессу.
  • Быть открытым и мотивировать людей на личностные изменения.

Профессиональный фасилитатор не станет пытаться навязать группе свои идеи, он на первое место ставит интересы группы. Он умеет воздержаться от собственной экспертизы, способен быть терпимым к участникам, не оказывать давление и не позволять им увязнуть в отдельных вопросах. Он умеет выдерживать динамику и умело ведет к результату.

Он не несет ответственности за принятые решения, но отвечает за качество обсуждения, позволяющее проявиться каждому участнику, принять решения на основе логики и разумных аргументов. Он создает условия, при которых каждый участник максимально сосредоточен на предмете дискуссии и вовлечен достаточно для участия в принятии важных решений.

Фасилитатор обязан поддерживать конструктивный диалог и уделять равное внимание всем участникам, управляя дискуссией, но не вступая в нее. Он обеспечивает принятие группой решения, лучшего из возможных.

Почему фасилитация не приравнивается к модерации

Казалось бы, люди дискутируют, а ведущий не включается в дискуссию – это описание модерации. Однако между фасилитацией и модерацией существенная разница.

Начнем с того, что существуют разные трактования модерации и фасилитации. Сложности в трактовании отчасти связаны с происхождением этих слов. Слово фасилитация – произошло из английского, а модерация – из немецкого. Но происхождение содержит и ответ. Фасилитация буквально значит «облегчение», а модерация – «обуздывание». И то и другое связано с ведением обсуждения, оба предусматривают ответственность за организацию переговоров, их ход, течение. Держать в руках течение переговоров нужно и модератору, и фасилитатору. Но фасилитация – более широкое понятие. Оно предусматривает обеспечение выхода, решения, разрешения трудного поиска.

После фасилитации участникам становится понятнее, легче, теперь у них есть выход. В то же время модерация обеспечит обсуждение, но не гарантирует, что само обсуждение не зайдет в тупик.

Модерация гарантирует, что обсуждение не перепрыгнет на другую тему, останется в установленных рамках.

Фасилитация сложнее и результативнее. Это гибкая технология, состоящая их множества приемов и техник. В процессе могут применяться плакаты, коллажи, зарисовки, даже конструкторы. Участники не ограничиваются темой, главное – найти решение.

Модерацию часто используют для обсуждения проблем, совещаний. Фасилитация необходима при решении конфликтных ситуаций, при принятии сложных решений, внедрении новшеств.

Пять правил фасилитатора

Фасилитация подчинена ряду принципов и правил. Рассмотрим 5 правил фасилитатора:

  • Исследование процесса в противовес всеведению.
  • Искренность, открытость участникам.
  • Равенство всех участников независимо от их статуса в жизни и в бизнесе.
  • Учет мнения каждого.
  • Установка, что все люди умны и способны решать задачи эффективно.

Техники фасилитации

Существует много различных инструментов фасилитации, но можно отметить несколько базовых техник:

Поиск будущего – техника, которую применяют, если собравшиеся ищут общую основу и планируют будущее своей организации.

Выход за рамки – метод, который применяется для разработки инновационных коммуникаций, отказа от устаревших способов взаимодействия, для поиска новых эффективных методов и совершенствования бизнес-процессов, а также поиска путей повышения эффективности.

Мозговой штурм – популярный метод, применяемый для поиска решений, в результате которого участникам удается найти совершенно новые идеи, даже если тема кажется тупиковой.

Поляризация мнений – метод, применяемый при необходимости перезагрузки – выливания негатива в связи с темой, и последующего конструктивного обсуждения темы. В результате удается определить пессимистичный и оптимистичный прогноз развития ситуации.

Открытое пространство – метод, позволяющий большой группе ответить на множество частных вопросов или решить много проблем в пределах одной темы. Техника предусматривает пошаговую работу в группе по следующей схеме:

  1. Формулировка ключевого вопроса. Что мы хотим? Как нам улучшить …? Как добиться …?
  2. Фокусировка на обсуждении. Что у нас есть сейчас?
  3. Генерация идей. Участник начинает, другие развивают его идеи. Каждый высказывается.
  4. Кластеризация идей. Все идеи совместно делят на группы и присваивают каждой группе название.
  5. Оценка идей. Участники оценивают идеи по следующим характеристикам: конструктивность, эффективность, результативность.
  6. План действий по внедрению решения. Составление дорожной карты исполнения решения.

Использование фасилитации в бизнесе

Фасилитацию все чаще применяют на совещаниях, при проведении круглых столов, в мозговых штурмах.

Как именно фасилитация в таких случаях используется? Чаще всего она нужна для следующих задач: поднять эффективность персонала, повысить мотивацию, развить персонал интеллектуально и создать более комфортные психологические условия при принятии сложных решений.

В бизнесе фасилитация все больше востребована в связи со следующими процессами.

Ответы на возникающие вопросы в современном мире нужно находить быстро. Уже нельзя себе позволить думать долго, чтобы прийти к взвешенному решению. Фасилитация позволяет провести те же процессы отбора, поиска, взвешивания, только в приемлемом темпе. Одна фасилитационная сессия может приравниваться к нескольким месяцам поиска решения. Такие вопросы, как привлечение клиентов, сохранение лояльности существующих клиентов, поднятие мотивации сотрудников могут обсуждаться более эффективно. Сложные и быстрые решения эффективнее, а иногда и единственно возможные только при применении техник фасилитации.

Актуальными становятся технологии совместных решений, групповых обсуждений, и если ими не пользоваться, можно потерять конкурентные преимущества.

Кроме того, какой бы ни была компания или команда, фасилитация способна поднять ее эффективность. Участники, которые бывали вовлечены в процесс принятия решения путем фасилитации, работают после этого эффективнее и более мотивированы.

Тренды управления предлагают современным лидерам присмотреться к техникам, позволяющим получать быструю обратную связь от рынка. Именно технологии фасилитации помогают реализовать такие подходы.

Среди тенденций – и ценность человеческого капитала. Сотрудники, которые находятся в комфортных для себя условиях, имеют сильную мотивацию, способны генерировать идеи, создавать надежные и конкурентные продукты. Фасилитация позволяет развивать сотрудников в подобном направлении, укрепляя таким образом компанию.

Любая успешная фасилитация – это результат совместной работы участников и фасилитатора. Участники увлеченно обсуждают важные для себя вопросы, воодушевляясь результатами обсуждения. Фасилитатор регулирует темп и уровень, направляя участников в правильное русло. В таком тандеме можно прийти к сильным и взвешенным решениям, которые поднимают компанию на более высокий уровень.

Команда ManGO! Games готова провести для вашей компании фасилитацию. Готовы обсудить – оставьте заявку на обратный звонок, заполните форму обратной связи или свяжитесь с нами по телефону!

Часто еще говорят о таком важном качестве фасилитатора, как чувство юмора, что особенно важно в каких-либо конфликтных ситуациях.

Если говорить об отличии фасилитатора от модератора, то можно в целом обобщить их особенности таким образом: модератор (например, модератор по работе с фокус-группой в маркетинговых исследованиях, модератор при использовании коллективных методик отбора персонала, модератор при проведении каких-либо деловых встреч и т.д.) в общем случае выступает просто организатором и координатором каких-либо групповых процессов, им может быть (и обычно бывает) бизнес-тренер гостиницы, тогда как для эффективного проведения фасилитации желательно, чтобы фасилитатором был специалист со стороны. Это важно для того, чтобы избежать субъективного суждения фасилитатора по тем или иным вопросам, так как в противном случае, являясь членом трудового коллектива и имея собственные предпочтения, фасилитатор так или иначе будет влиять на ход групповой работы в своих интересах. Включается фасилитатор в дискуссию или нет, является ли он экспертом в обсуждаемой теме или нет — это не так важно, как то, что фасилитатор должен оказать помощь группе в выполнении задачи, решении проблемы или достижения соглашения к взаимному удовлетворению участников.

При использовании фасилитации следует помнить о том, что у этой технологии, как и у других, есть свои достоинства и недостатки (табл. 4.6).

Как видно из данных этой таблицы, порождаемый фасилитационный эффект может оказаться как существенным ресурсом для достижения поставленных целей, так и серьезным препятствием, которое этих целей достигнуть не позволит.

Для того чтобы адекватно руководить дискуссией фасилитатор должен хорошо подготовиться к проведению стратегической сессии (знать особенности коллектива и решаемой задачи), эффективно использовать приемы управления групповой динамикой.

Особенно внимательно следует относиться фасилитатору к сотрудникам гостиничного предприятия, которые имеют такие черты личности, как авторитарность, доминантность, отсутствие гибкости, консерватизм. Такие сотрудники негативно влияют на работу группы. При этом эффект влияния характеристик отдельной личности может быть невелик, но сумма схожих характеристик часто является решающим фактором групповой деятельности. Поэтому важно создать такие условия для этих сотрудников, чтобы они не могли объединиться в группы и оказывать давление на остальных членов группы.

Основные преимущества и недостатки использования фасилитации, как технологи группового принятия решений

Улучшаются коммуникации между сотрудниками, координация между службами гостиницы при реализации решения

Сотрудники (как правило, руководители) отвлекаются от выполнения основных функциональных обязанностей

Повышается уровень согласия сотрудников с принятым решением и соответственно готовность к его реализации

Увеличивается время разработки и принятия решений

Повышается удовлетворенность работой и коллективом

В отдельных случаях — отсутствует результат из-за конфликта интересов членов группы

Увеличивается количество альтернативных вариантов решения, повышается «объемность» видения проблемы и ее решения

Увеличивается вероятность принятия не наиболее верного решения, а решения проводимого более авторитетным сотрудником, либо сотрудником, оказывающим сильное влияние или даже давление на группу

Эффективность применения фасилитации как технологии группового принятия решений зависит от множества факторов:

  • ? от того, насколько четко были определены цели и задачи проведения стратегической сессии и определена роль фасилитатора;
  • ? от уровня профессиональной подготовки и опыта фасилитатора;
  • ? от особенностей корпоративной культуры и морально-психологического климата в коллективе;
  • ? от структуры группы (численность, состав, наличие неформальных лидеров, личностные характеристики членов группы), сложившихся отношений между участниками группы;
  • ? от сложности решаемых задач, наличия ресурсов (временных, материальных, финансовых).

В заключение стоит отметить, что использование фасилитации как технологии группового принятия решений эффективно в тех случаях, когда требуется применение нестандартного подхода, предполагающего выход за сложившиеся в гостинице рамки, но при этом имеется значительный временный ресурс (понятно, что если решение надо принять быстро и с наименьшими затратами, как это было в кризис, ни о какой фасилитации речи быть не может). Также этот прием эффективен в определенной корпоративной культуре, когда мнение сотрудников действительно важно и к нему прислушиваются.

При разработке управленческих решений часто применяются различные экспертные методы, например метод Дельфи (The Delphi Technique). Авторами метода считаются О. Хелмер, Н. Долки, Т. Гордон, он является одним из основных в проведении экспертиз и имеет различные модификации. В настоящее время этот метод представляет собой по существу группу методов, объединенных общими требованиями к организации экспертных процедур и форме получения экспертных оценок. В нем предусматривается создание условий, обеспечивающих наиболее продуктивную работу экспертной комиссии, что достигается анонимностью процедуры, с одной стороны, и возможностью пополнить информацию о предмете экспертизы, с другой.

Экспертизы по методу Дельфи проводятся в четыре тура. На первом туре экспертам сообщается цель экспертизы и формулируются вопросы, ответы на которые составляют основное содержание экспертизы. Во втором (третьем и четвертом) туре экспертам предъявляются усредненная оценка экспертной комиссии и обоснования экспертов, высказавших «крайние» точки зрения. Характерной особенностью метода Дельфи является уменьшающийся от тура к туру разброс оценок экспертов, их возрастающая согласованность. Однако иногда наблюдается поляризация различных точек зрения, что может объясняться наличием среди экспертов представителей различных научных школ, специалистов различных профилей.

Стандартный алгоритм разработки и реализации управленческого решения (любого — кадрового решения, финансового, антикризисного, решения по формированию цены тура, и т.п.) можно представить следующим образом (рис. 4.8).

Из представленного на схеме алгоритма видно, что стандартный алгоритм разработки и реализации управленческого решения содержат три основных этапа:

  • 1) аналитический этап, на котором анализируются все факторы внешней и внутренней среды, которые могут влиять, связаны с принятием данного решения;
  • 2) этап разработки и реализации управленческих решений. Продолжительность и степень детализации этого этапа может быть различной в зависимости от множества факторов: важности решения, периода на который они разрабатываются, степени неопределенности и т.п. После того как разработаны альтернативные решения (определены альтернативы), определяются критерии выбора решений (максимизация прибыли, экономия ресурсов и т.п.), после чего принимается окончательное решение и осуществляются меры по его реализации;
  • 3) на последнем этапе производится оценка эффективности принятого решения. Показатели эффективности могут быть различными (рентабельность деятельности, продаж, экономический эффект, и т.п.).

Рис. 4.8. Стандартный алгоритм разработки и реализации управленческого решения (на примере разработки и реализации решения о формировании ассортимента услуг предприятия)

После завершения третьего этапа, а иногда и раньше, при выявлении отклонений, обнаружении ошибок, вносятся коррективы на тот этап, на котором были обнаружены эти отклонения.

Случалось ли вам чувствовать себя ненужным на командной встрече? Замечать, что одни участники активно обсуждают вопросы в то время, как другие прячутся за экранами ноутбуков? Или не понимать, почему вроде как в дискуссии участвовали говорили и даже кричали все — а результата нет?

Чтобы избежать подобных ситуаций, на митинге должен быть фасилитатор — человек, который поможет команде принять правильные решения, не тратя на них весь день. Он умеет выстроить этапы встречи так, чтобы каждый почувствовал себя нужным и внес свой вклад.

Как это работает

На встрече фасилитатор проводит группу через все нужные процессы: принятие правил, планирование, поиск решения, обратную связь. Итогом станет конечный результат в виде достигнутой договоренности, цели, к которой нужно стремиться дальше или action plan-а.

Как это работает

Что делает фасилитатор:

  • создает атмосферу, чтобы люди чувствовали себя комфортно и ощущали собственную ценность;
  • задействует участников во всем, что происходит на встрече;
  • ведет группу так, чтобы избежать стычек, управляет конфликтами;
  • следит за поддержанием заявленной повестки дня;
  • отвечает за принятие качественных решений и обеспечивает итоги встречи.

Фасилитация может происходить не только в рамках одной команды. Поскольку на встречах могут быть представители от разных команд. Поэтому более универсальным будет говорить о «группе участников».

Командную фасилитацию может проводить Scrum Master, Project Manager или Team Lead. У этих людей большая личная мотивация и понимание содержания встречи, однако необходим самоконтроль, чтобы оставаться в роли фасилитатора.

Некоторые компании приглашают человека со стороны. Такой специалист не имеет личной заинтересованности и скрытых мотивов, и может сохранять нейтралитет в течение всего времени работы с группой.

В чем разница между презентацией и фасилитированием

Хоть фасилитатор и должен обладать навыками презентации, но все же его задача другая. Список с основными отличиями поможет вам оставаться в релевантной роли в процессе работы.

Как настроить участников на работу

Шанс добиться хороших результатов есть у фасилитатора, который понимает уровень группы и использует тщательно подобранные инструменты. Важно от начала встречи настроить участников на работу и в процессе поддерживать энергию команды.

Как настроить участников на работу

Заведите небольшой разговор с участниками в самом начале. Цель — узнать аудиторию, с которой предстоит работать и создать комфортную безопасную атмосферу. Поговорить можно о простых вещах: как люди себя чувствуют, как прошел день. Слушая, проявляйте искренние эмоции, показывайте, что вы действительно заинтересованы.

Благодарите участников в процессе работы, а не только повторяйте фразу «я вас услышал».

Считывайте энергию группы: насколько вовлечены люди, насколько устали. Предусматривайте возможность перерыва. Он не всегда будет запланированным, но смотрите на аудиторию: если все нуждаются в коротком отдыхе — сделайте его.

Позаботьтесь о комфорте участников: подумайте о перекусах, воде, нормальной температуре в помещении.

Делегируйте обязанности timekeeper — человека, который будет следить за временем. Поможет оставаться в регламенте наглядный символ тайминга, например, часы с цифровым циферблатом. Участники видят сколько времени прошло и это помогает придерживаться тайминга.

Соблюдайте повестку дня, но будьте готовы к изменениям, если группе это необходимо. На доске напишите название встречи и вопросы для обсуждения. Добавьте флипчарт с заготовленными блоками: цели, правила, итог. Визуальное напоминание поможет и вам и группе быть гибкими, но не отходить слишком далеко от запланированной повестки дня.

Как фасилитатору вести себя на митинге

Как фасилитатору вести себя на митинге

? Анализируйте мотивацию участников, а не просто выслушивайте. Пытайтесь понять, почему человек оказался на встрече, работайте с потребностями каждого.
? Одинаково относитесь ко всем присутствующим, независимо от их позиции. Команда «Стоп!» должна звучать для любого, кто нарушил правило.
? Стройте процесс так, чтобы люди чувствовали, что в центре внимания — они, а не «звездный» фасилитатор.

? Тяните участников в сторону запланированной повестки дня, игнорируя актуальный запрос аудитории.

? Станьте пассивным, если что-то пошло не так. Например, разрешите одному или нескольким членам группы доминировать.

? Сосредоточьте все внимание на себе, как будто вы тренер или спикер.

4 правила эффективной встречи

4 правила эффективной встречи

Фасилитатор похож на дирижера: хотя сам он не играет на музыкальном инструменте, но без дирижера у оркестра не получится слаженной мелодии. Чтобы администрировать целый групповой оркестр, фасилитатору нужно быть искренним и открытым, поддерживать позитивную атмосферу, доверять мудрости команды. Как это сделать?

1. Сохраняйте нейтралитет и завоевывайте доверие

Фасилитировать встречу — это большая ответственность, потому что группу нужно провести к поставленной цели через все сложности и конфликты. Тематика встречи может быть не связана профессиональной деятельностью фасилитатора, например, на стратегическую сессию могут позвать специалиста, который далек от компании.

Хороший фасилитатор умеет завоевать доверие, сохраняя беспристрастность, обеспечивая возможности для конструктивного диалога между всеми участниками группы.

2. Создавайте нужный климат

Направляйте усилия на то, чтобы атмосфера и энергия в группе были если не на возрастающем, то хотя бы на стабильном уровне. Стройте процессы так, чтобы все присутствующие были открыты и готовы делиться, а не слушали только одного, самого громкого.

В начале встречи и после каждого перерыва хорошо проводить короткие упражнения-разминки — icebreaker. Они помогают участникам прийти в состояние «здесь и сейчас», активизируют внимание, создают дружественную атмосферу.

  • «Все и никто». Каждый по-очереди заканчивает две фразы: «Все знают, что я…» и «Никто не знает, что я…»
  • «Волна потягиваний». Первый участник медленно потягивается. Как только он заканчивает, следующий человек делает то же самое. И так, пока не потянутся все участники группы.
  • «Сила и слабость». Нужно продолжить фразу: «Моя сильная сторона в работе это…», а «Моя слабая сторона…».

3. Используйте визуализации

Используйте визуализации

Визуальные материалы подходят для разных целей, а не только для презентации.

  • цветные стикеры, чтобы поделиться мнением или оставить вопрос;
  • картинки, с которыми участники смогут ассоциировать собственное состояние;
  • ментальные карты;
  • визуальное голосование;
  • цели, правила и регламент, обозначенные на флип-чарте;
  • идеи и мнения, представленные в виде метафор или образов.

Делайте онлайн и офлайн доски, чтобы наглядно отмечать достижения, проблемы и предстоящие задачи или проводить быстрый опрос участников.

4. Включайте в работу всех членов группы

Для поддержания энергии группы важно вовлекать всех участников, чтобы каждый чувствовал свой вклад в процесс. Вот приемы, которые помогают управлять групповой активностью:

Объединяйте участников в небольшие группы, это поможет каждому внести вклад в общую цель и почувствовать себя нужным. Если знаете, кто придет на встречу, то можно заранее наклеить стикеры с именами на стулья, чтобы люди заняли предусмотренные места.

Привлекайте молчаливых участников. Объединение в небольшие группы как раз нацелено на то, чтобы все разговаривали.

Если вы раздали каждому стикер, где нужно ответить на вопрос, а потом этот стикер наклеить на флипчарт, то участники не будут общаться. Но если в парах нужно сформулировать один ответ и создать общий стикер, то без общения не обойтись.

Советуйтесь с группой: спрашивайте, консультируйте и консультируйтесь у нее. О том, куда дальше должна идти ваша встреча, как люди себя чувствуют, чего бы им хотелось. То есть, реагируйте на вашу группу, верьте в способность всей команды достичь результата.

Задавайте открытые вопросы. Вопросы, которые вы задаете группе, практически всегда должны быть открытыми. Закрытые вопросы мало эффективны для результата.
Пример закрытого вопроса:
— Знаете ли вы какие-то хорошие техники фасилитации?
— Да.
— Делитесь ли вы ими с другими?
— Нет.
Подобный диалог ничего не привносит в групповой процесс.

Если группа застряла на каком-то вопросе, то первое, что вы можете сделать – это остановить всех и сказать:

— Друзья! Коллеги! Мы обсуждаем этот вопрос уже 5 минут. Давайте решим: мы готовы сейчас прекратить обсуждение и вернуться к нему позже, либо потратим еще 2 минуты, а затем пойдем дальше к намеченной цели.

Также можно сразу «запарковать» дополнительные дискуссии, которые развились из основной. Сразу покажите аудитории, что все отложенные решения «запаркованы», и вы этого не забудете.

Parking lot офлайн может выглядеть как 4 флипчарта:

  1. Вопросы.
  2. То, что нравится.
  3. Aha-моменты.
  4. Что хотелось бы изменить: в этот день, встречу или в следующий раз.

Приготовьте разноцветные стикеры, чтобы участники могли задать вопросы и дать обратную связь по ходу встречи или в самом конце.

Parking lot онлайн можно сделать в Tricider. Этот инструмент помогает отрефлексировать встречу, получить обратную связь, провести мозговой штурм или голосование.

Собирайте обратную связь

Собирайте обратную связь

Способ для офлайна: Попросите аудиторию поднять вверх кулак и на раз, два, три показать какое-то количество пальцев. Это будет символизировать, насколько продуктивно они провели время, насколько получили возврат на на те усилия, которые инвестировали в процесс. Пять – это самый высокий показатель, один – самый низкий.

Способ для онлайна: В онлайн или в письменных оценках тоже нужно оценивать по оговоренной шкале: от наименьшего числа до наибольшего. Это помогает фасилитатору проанализировать впечатления группы и подготовиться к следующим встречам.

Вывод

Фасилитация — не просто очередная модная «фишка», а действенный инструмент для решения командных задач. Она помогает создать общее понимание целей компании, предотвратить конфликты, планировать и принимать решения.

Такой подход к групповым процессам работает, если соблюдать правила:

  • Сохранять нейтралитет, не становиться на чью-то сторону.
  • Давать слово каждому, доверять мудрости команды.
  • Использовать визуализацию.
  • Вовлекать в работу всех участников.

Хочется развиваться дальше, грамотно планировать проекты побольше и посложнее? Приходите учиться на программу PM Hard Skills , чтобы подстелить соломку там, где сейчас все дается с боем и овертаймами. Анна Лаврова и другие спикеры-практики научат работать с требованиями, формировать бюджет, учитывать риски и поделятся шаблонами проектной документации.

Анна Лаврова

Анна Лаврова

Agile Coach at Wemanity Belgium. Более 9-ти лет опыта работы в управлении проектами. За это время была в роли PM-а в Outsource, Outstaff, Product, Startup компаниях. Работала с государственными проектами США, запустила несколько стартапов. Сейчас живет в Брюсселе и работает с корпорациями, которые стремятся быть Agile.

Согласно исследованию, проведенному компанией MCI (крупная исследовательская компания в США) в 1998 г., в Соединенных Штатах ежедневно проводится порядка 15 миллионов совещаний. В расчете на одного профессионала, получается примерно 61 совещание в месяц. 92% участников исследования сказали о том, что совещания (Интернет-митинги, телеконференции или встречи «вживую») дают им хорошую возможность внести вклад в общее дело. Таким образом, совещания – это неотъемлемая часть нашей жизни, в ближайшем будущем они никуда не денутся.

Однако, всегда есть к чему стремиться. Исследование 2004 года, проведенное компанией IMS (Interactive Meeting Solutions, Inc.) среди 1200 профессионалов Америки, выявило следующие результаты:

  • В 55% совещаний доминируют 1 или 2 участника;
  • 32% опрошенных чувствуют, что их могут уволить, если они выскажут то, что думают;
  • 39% решений принимаются после того, как совещание уже закончилось;
  • 80% дискуссий посвящены вопросам, по поводу которых участники давно пришли к согласию.

Как вы сами относитесь к этим результатам? Задумывались ли вы о том, почему совещания иногда выходят из-под контроля? Думали ли вы о том, как следует построить процесс принятия решений (чтобы не принимать их в одиночку)? Если вам знакомы эти вопросы, значит, вы уже сталкивались с трудностями при проведении совещаний и управлении групповой динамикой.

РУКОВОДИТЕЛЬ ПРОЕКТА + ФАСИЛИТАТОР = ФАСИЛИТИРУЮЩИЙ PM

«Фасилитация похожа на танец. Если ваш ум где-то блуждает,
вы пропускаете ритм и спотыкаетесь».
Hunter, Baily & Taylor

Неформальный опрос наших клиентов показал, что РМ тратят около половины своего времени на совещания, связанные с проектом. В ходе этих совещаний руководитель, так или иначе, играет роль фасилитатора. При этом подавляющее большинство опрошенных нами профессионалов никогда не обучалось навыкам ведения фасилитаций.

Кто же такой фасилитатор?

Фасилитация – это упорядоченная процедура, помогающая людям достичь единого понимания и решить какие-то проблемы. Это умение, процесс и искусство одновременно. В той или иной степени, мы все используем его в повседневной жизни. Многие профессионалы, не задумываясь, называют себя фасилитаторами:

  • Тренеры, учителя, инструктора фасилитируют процесс обучения;
  • Ведущие мероприятий фасилитируют конференции, концерты, торжества и т.д.;
  • Медиаторы фасилитируют процесс переговоров и достижения соглашения сторон;
  • Коучи фасилитируют личностный и профессиональный рост.

В данной статье мы рассмотрим, как применять навыки фасилитаций к проектным совещаниям, чтобы помочь проектным группам достичь поставленных целей и добиться конкретного результата.

Иногда проще определить то или иное понятие через то, чем оно НЕ ЯВЛЯЕТСЯ. Таким образом, тот тип фасилитаций, о котором говорим мы, не является:

  • Методологией. Скорее это набор навыков и техник, которые могут применяться как в групповом, так и в межличностном взаимодействии.
  • Руководством по применению различных инструментов. Чтобы применять ту или иную технику, нужно учитывать особенности ситуации и степень вовлеченности людей;
  • Способом подачи информации или убеждения. Наоборот, фасилитация – это способ ведения дискуссии, требующий вклада всех сторон;
  • Набором правил о том, как следовать четкому плану. Фасилитация – это гибкий инструмент, зависящий потребностей группы людей и их общих целей;
  • Способом быть «мягким и пушистым» руководителем. Цель фасилитации – достижение конкретных результатов.

Хорошая фасилитация – это всегда баланс. Фасилитатор балансирует между:

  • Нейтральным поведением и советами, в которых нуждается группа;
  • Побуждением к дискуссии и достижением поставленных целей;
  • Поиском решения и возвращением к нерешенным вопросам;
  • Следованием плану встречи и гибкостью в процедуре;
  • Достижением консенсуса и поиском альтернативной точки зрения;
  • Фокусом на конкретную проблему и обсуждением вопроса со всех сторон;
  • Высоким темпом и неторопливостью;
  • Ожиданием ответа и призывом к действию.

Фасилитатор готовит план встречи и составляет тот перечень активностей, которые направлены на достижение общего результата. Затем он проводит группу через весь процесс, управляя динамикой и регулируя ход обсуждения. В результате, он отвечает за конечный документально закрепленный результат встречи: протокол заседания, Устав проекта, перечень каких-либо требований или выработанную модель.

КАКИЕ НАВЫКИ НЕОБХОДИМЫ ЭФФЕКТИВНОМУ ФАСИЛИТАТОРУ?

Международная Ассоциация Фасилитаторов (IAF) выделила 6 главных компетенций, которыми должен обладать профессиональный фасилитатор. Они приведены в таблице ниже.

Компетенция фасилитатора

Проявление компетенции

Умение достигать сотрудничества в отношениях

Развитие профессионального партнерства;

Разработка и адаптация рабочих сессий под нужды клиента;

Эффективное проведение мульти-сессий.

Умение планировать соответствующие групповые процессы

Выбор методов и процедур, которые:

Поощряют открытое участие и взаимоуважение;

Обеспечивают вовлеченность людей с разными стилями мышления/обучения;

Вырабатывают продукт высокого качества, удовлетворяющий потребности клиента;

Подготовка времени и места для групповой работы.

Умение создавать и поддерживать участие членов группы

Демонстрация отличных навыков взаимодействия и межличностной коммуникации;

Обеспечение открытости, уважение к разным точкам зрения;

Управление групповыми конфликтами;

Побуждение к креативному мышлению.

Умение вести группу к достижению полезного результата

Управление группой при помощи ясных и четких методов;

Понимание стоящей перед группой задачи;

Достижение консенсуса и желаемого результата.

Умение получать и поддерживать профессиональные знания

Поддержание базы знаний;

Знание множества фасилитационных методов;

Поддержание профессионального статуса.

Умение сформировать позитивные профессиональные отношения

Практика самооценки и самосознания;

Доверие способностям группы и нейтралитет.

Ключ к эффективным фасилитациям – это понимание вашего личного стиля общения и персональных предпочтений. Существуют различные инструменты, тестирующие стиль общения (например DISC или Myers-Briggs Type Indicator (MBTI®)). Они помогут вам узнать больше о себе и о предпочтениях других людей.

ВЫПОЛНЯТЬ ДВОЙНУЮ РОЛЬ

Нас часто спрашивают, должен ли руководитель проекта выполнять роль фасилитатора. В идеальной ситуации ответ должен быть «Нет». Преимущество фасилитатора, как мы уже говорили, состоит в его нейтральности. Руководители проектов заинтересованы в конечном результате, поэтому говорить об их объективности не всегда возможно. Несмотря на это, все больше и больше организаций нуждаются в менеджерах, обладающих навыками фасилитирования. Владение навыками ведения фасилитаций иногда превращается из дополнительного преимущества при приеме на работу в обязательное требование.

Если у вас появилась необходимость фасилитировать проектное совещание, задайте себе вопросы, приведенные ниже, чтобы понять, сможете ли вы это сделать сами или вам нужна помощь третьей стороны:

  • Смогу ли я оставаться объективным по поводу обсуждаемых вопросов или буду отстаивать свое мнение?
  • Позволю ли я команде принять решение, с которым я не согласен?
  • Буду ли я применять свои знания, чтобы задавать вопросы или я буду предлагать готовые решения?
  • Смогу ли я управлять групповой динамикой без страха для своей карьеры?
  • Смогу ли я вести дискуссию, а не просто говорить о том, что должно произойти?
  • Смогу ли я не воспринимать все на свой счет?
  • Смогу ли я сфокусироваться на процессе вместо того, чтобы вносить как можно больший вклад в обсуждение?

Совмещать роль руководителя проекта и фасилитатора гораздо легче, если совещания:

  • Проводятся в стандартном формате или имеют характер репетиций;
  • Короткие и сфокусированные;
  • Имеют четкую цель, задачи и повестку дня;
  • Не требуют каких-то фантастических усилий, дебатов и сложной аналитики.

КОГДА НУЖЕН ПРОФЕССИОНАЛ?

На каждом собрании или совещании есть фасилитатор, явный или неявный. Но есть ситуации, в которых объективный и опытный фасилитатор («внешний» по отношению к вашему проекту или организации) просто необходим. Профессиональный фасилитатор нужен, когда:

Оставьте комментарий